[rpd] Secretariat PDWG

[Noah]

Deat Madhvi,

Thanks for your email.

So my preference remains to be consensus based selection.

The PDWG and its RDP mailing-list was never meant to be used as a voter
register but rather the RPD list was meant to be used by the WG for
participation in discussions.

So if we can do this within 5 days, then, how about the secretariat takes
the leads to engage the WG for the same.

*./noah*
neo - network engineering and operations


On Thu, Mar 18, 2021 at 3:16 PM Madhvi Gokool <madhvi at afrinic.net> wrote:


> *Dear Colleagues,*

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> * We refer to our communique dated 26 February 2021 and published on the

> RPD mailing list on the same date. In response to the above, we received

> some feedback which may be summarised as follows: - Selection of the

> co-chairs by both means of consensus and voting were preferred by some

> members of the Working Group; - How to ensure a fair election of the

> Co-Chairs; - Compilation a voter’s register in the event of an election; -

> Voting methods e.g.  there were preference of both ranked voting and

> traditional voting;  - Insistence on the  ‘one person one vote’ principle

> to ensure a fair election; - The need for ID verification to ensure free

> and fair election;  - The impact assessment of the selection of co-chairs

> by consensus was also sought.  In regard to the impact assessment stated in

> our aforementioned correspondence of 26 February 2021, the selection by

> means of consensus may take no more than 5 days. Besides, AFRINIC would

> like to bring to the attention of its PDWG of a precedent whereby the PDWG,

> acting within the spirit of consensus-based, managed to select a replacing

> Co-Chair thus enabling the PDWG to pursue its normal activities. Reference

> is hereby drawn to the PPM held in December 2015.   Section 2 of

> https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23

> <https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23>

> refers.   With the upcoming AFRINIC-33 Public Policy Meeting in June 2021,

> time is now of the essence.  In order for AFRINIC to hold an effective

> PPM,  it is imperative that the co-chairs (or at least one) have assumed

> their functions at the earliest possible. Besides, the date of  02 May 2021

> is when the PDWG should be up and running since it is the last

> date/timeline within which any new proposals should be submitted to the PDP

> for discussion for the purposes of the June 2021 PPM. The availability and

> on-boarding of the replacing co-chairs are also essential for a successful

> meeting, especially to tackle the pending matters of the PDP. We therefore

> encourage you to decide on  the way forward as soon as possible. Regards

> Madhvi …………………………………... Chers collègues, Nous nous référons à notre

> communiqué daté du 26 février 2021 et publié sur la liste de diffusion de

> la RPD à la même date. En réponse à ce qui a été indiqué ci-dessus, nous

> avons reçu quelques commentaires qui peuvent être résumés comme suit : - La

> sélection des coprésidents par les deux voies que sont le consensus et le

> vote a été préférée par certains membres du groupe de travail ; - Comment

> assurer une élection équitable des coprésidents ; - Compilation d'un

> registre des électeurs en cas d'élection ; - Les méthodes de vote, par

> exemple, le vote par classement et le vote traditionnel ont été préférés ;

> - L'insistance sur le principe "une personne, une voix" pour garantir une

> élection équitable ; - la nécessité de vérifier les pièces d'identité pour

> garantir des élections libres et équitables ; - L'évaluation de l'impact de

> la sélection des coprésidents par consensus a également été demandée. En ce

> qui concerne l'analyse d'impact susmentionnée dans notre correspondance du

> 26 février 2021, la sélection par voie de consensus ne peut prendre plus de

> 5 jours. En outre, l'AFRINIC souhaite attirer l'attention de son PDWG sur

> un précédent selon lequel le PDWG, agissant dans un esprit de consensus, a

> réussi à sélectionner un remplaçant pour les coprésidents, permettant ainsi

> au PDWG de poursuivre ses activités normales. Il est fait référence à la

> réunion du PPM qui s'est tenue en décembre 2015.  La Section 2 de

> https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23

> <https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23> y

> fait référence.   Avec la prochaine réunion de politique publique

> AFRINIC-33 en juin 2021, le temps est compté.  Pour qu'AFRINIC puisse tenir

> une PPM efficace, il est impératif que les coprésidents (ou au moins un)

> aient assumé leurs fonctions le plus tôt possible. En outre, la date du 2

> mai 2021 est celle à laquelle le PDWG devrait être opérationnel, puisqu'il

> s'agit de la  date butoire/limite pour  que toute nouvelle proposition

> devrait être soumise au PDP pour être discutée à la Réunion des politiques

> publiques (PPM) de juin 2021. La disponibilité et l'intégration des

> coprésidents remplaçants sont également essentielles pour la réussite de la

> réunion, en particulier pour traiter les questions en suspens du PDP. Nous

> vous encourageons donc à décider de la marche à suivre le plus rapidement

> possible. *Cordialement

>

> Madhvi

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> On 26/02/2021 6:09 PM, Madhvi Gokool wrote:

>

> * Dear Colleagues, *

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> * AFRINIC hereby submits its assessment in regard to the implementation of

> the two options for the selection of the co-chairs. Contextual background:

> At the outset, we find it appropriate to inform the PDWG that the present

> situation involves a casual vacancy that  results from the outcome of the

> report of the Recall Committee. This is not a normal vacancy whereby a

> Co-Chair would have served his full term. In this respect, whoever will be

> replacing the specific outgoing Co-Chair will only be selected to serve the

> remaining term of that recalled Co-Chair according to Section 3.3 of the

> CPM. Option 1: Co-chair selection by the PDWG based on an online election

> In the event that the PDWG decides to hold an election for the purposes of

> filling up the casual vacancy left by the recalled Co-Chairs, the earliest

> date to hold the election will be 84 days as from the date of the Call for

> Candidates made by the NomCom. 1. ELECTION TIMELINE  1. Consensus for

> holding online election  reached by PDWG 2. Start Date - D : Call for

> candidates by Nomcom 3. D+30 :  Close Candidate Nomination Period 4. D+44 :

> Prepare and send final candidate slate to staff for publication 5. D+45 :

> Staff Publication of final candidate Slate  6. D+46 :  Announcement of

> Final candidate slate & opening of public comments period{2 weeks} 7. D+60

> :  Opening of registration for PDP Co-Chair election 8. D+69 :  Closing of

> registration for PDP Co-Chair election 9. D+71 :  Open Electronic Voting

> for PDP Co-Chair election 10. D+84 : Close Electronic Voting for PDP

> Co-Chair election 11. D+84 :  Announcement of results   B. PROPOSED

> ELECTION TIMELINE (amended from above  but subject to NomCom’s agreement).

> It is a contracted timeline taking into consideration the urgency of the

> PDP situation 1. Consensus for holding online election  reached by PDWG 2.

> Start Date - D :  Call for candidates by NomCom 3. D+14 : Close Candidate

> Nomination Period 4. D+29 :  Prepare and send final candidate slate to

> staff for publication 5. D+31 : Staff Publication of final candidate Slate

> & candidate information comment pages 6. D+32 : Announcement of Final

> candidate slate & opening of public comments period {1 week - close of

> comment period 13-Apr-21} 7. D+32 Opening of registration for PDP Co-Chair

> election 8. D+38 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election 9.

> D+40 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election 10. D+47 :   Close

> Electronic Voting for PDP Co-Chair election 11. D+47 :   Announcement of

> results Option 2: Co-Chair selection by the PDWG based on a consensus

> approach  In the event that the PDWG decides to fill the casual vacancy

> left through a consensus approach, the PDWG may request the Secretariat to

> act as a facilitator to enable the PDWG to proceed ahead. The designated

> facilitator will then open a Call for Volunteer with defined criteria which

> may be kept open for 24 - 72 hours for receiving interested candidates. At

> this stage, it is important to recall that Section 3.3 of the CPM provides,

> inter-alia, as follows: “If the Working Group Chair is unable to serve his

> or her full term, the Working Group may select a replacement to serve the

> remainder of the term”.  This means that the Call for Volunteer will

> clearly specify for the post for which an interested candidate will be

> submitting his/her nomination. Upon closure of the  Call for Volunteer, the

> designated facilitator will publish the list of nominees on the rpd mailing

> list and thereafter, the PDWG will be invited to find consensus amongst

> themselves in terms of selecting the replacing Co-Chairs. The PDWG may be

> allowed 48 hours to reach such consensus. The PDWG may also opt for a

> longer time-frame. Staff Impact Analysis/Challenges AFRINIC would like to

> highlight the following:  1. If the above proposed calendar is approved,

> the earliest date for holding an election will be 47 days as from the date

> of the Call for Candidates made by the NomCom;  and this means that the PDP

> will remain at a standstill until any newly elected PDWG Co-Chairs takes

> office. The PDWG also needs to be mindful of the on-boarding period of the

> new co-chairs and the impact on the activities preceding the upcoming

> AFRINIC Public Policy Meeting in June 2021. 1. The online election option

> will not allow us to guarantee the “one person - one vote” principle even

> using the February 2020 cut-off date (Note: This is the voters’ register

> used for the PDWG Co-Chairs’ election 2020). Should this be a risk the PDWG

> is comfortable to accommodate, AFRINIC is ready to organise the election as

> per the final timeline which will need to be agreed upon between the PDWG,

> NomCom and Ecom. 1. For the online elections, the PDWG proposed two choices

> - traditional online voting and ranked voting. The election platform that

> AFRINIC will use to hold these elections support  both choices. In

> addition, we have also observed a suggestion on the rpd mailing list  that

> similar to precedence  regarding the appointment of co-chairs in the past,

> the AFRINIC Board of Directors may step in and appoint interim co-chairs

> with community consensus. We will continue to closely monitor the list for

> any further development. We look forward to your feedback. Regards, Madhvi

> [1]    Section 3.3 states,  inter-alia, that “If the Working Group Chair is

> unable to serve his or her full term, the Working Group may select a

> replacement to serve the remainder of the term.” It is important to note

> that nowhere in Section 3.3 mention is made to the effect that  this

> selection shall be made through a full-fledged election process.  Doing so

> may be viewed as an attempt to vary the provisions of Section 3.3  of the

> CPM.

> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

> Chers collègues, L'AFRINIC soumet à présent son évaluation concernant

> l’implémentation des deux options pour la sélection des coprésidents.

> Contexte : D'emblée, il nous semble opportun d'informer le PDWG que la

> situation actuelle implique une vacance occasionnelle qui résulte des

> conclusions du rapport du comité de rappel. Il ne s'agit pas d'une vacance

> normale où un coprésident aurait accompli la totalité de son mandat. À cet

> égard, la personne qui remplacera le coprésident sortant ne sera choisie

> que pour le reste du mandat de ce coprésident rappelé, conformément à la

> Section 3.3 de la CPM. Option 1 : Sélection des coprésidents par le PDWG

> sur la base d'une élection en ligne   Si le PDWG décide de tenir une

> élection afin de pourvoir le poste occasionnel laissé vacant par les

> coprésidents rappelés, la date la plus proche pour la tenue de l'élection

> sera de 84 jours à compter de la date de l'appel à candidatures lancé par

> le NomCom. Option 2 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base

> d'une approche consensuelle Dans le cas où le PDWG décide de pourvoir le

> poste vacant occasionnel laissé par une approche consensuelle, le PDWG peut

> demander au Secrétariat d'agir en tant que facilitateur pour permettre au

> PDWG d'aller de l'avant. Le facilitateur désigné ouvrira alors un appel à

> volontaires avec des critères définis qui pourra être maintenu ouvert

> pendant 24 -72 heures pour recevoir les candidats intéressés. À ce stade,

> il est important de rappeler que la Section 3.3 de la CPM prévoit, entre

> autres, ce qui suit : "Si le président du groupe de travail n'est pas en

> mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le groupe de travail peut

> choisir un remplaçant pour le reste du mandat".  Cela signifie que l'appel

> à volontaires précisera clairement le poste pour lequel un candidat

> intéressé présentera sa candidature. À la clôture de l'appel à volontaires,

> le facilitateur désigné publiera la liste des candidats sur la liste de

> diffusion rpd et, par la suite, le groupe de travail sera invité à trouver

> un consensus entre eux en termes de sélection des coprésidents remplaçants.

> Le PDWG pourrait disposer de 48 heures pour parvenir à un tel consensus. Le

> PDWG peut également opter pour un délai plus long. Analyse de l'impact sur

> le personnel / les défis 1. Si le calendrier proposé ci-dessus est

> approuvé, la date la plus proche pour la tenue d'une élection sera de 47

> jours à compter de la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom,

> ce qui signifie que le PDP restera au point mort jusqu'à l'entrée en

> fonction de tout nouveau coprésident élu du PDWG. Le PDWG doit également

> tenir compte de la période d'intégration des nouveaux coprésidents et de

> l'impact sur les activités précédant la prochaine réunion de politique

> publique AFRINIC en juin 2021. 1. L'option d'élection en ligne ne nous

> permettra pas de garantir le principe "une personne - un vote" même en

> utilisant la date limite de février 2020 (Note : Il s'agit du registre des

> électeurs utilisé pour l'élection des coprésidents du PDWG en 2020). Si le

> PDWG est prêt à prendre ce risque, AFRINIC est prêt à organiser l'élection

> selon le calendrier final qui devra être convenu entre le PDWG, le NOMCOM

> et l'ECOM. 2. Pour les élections en ligne, le PDWG a proposé deux choix :

> le vote en ligne traditionnel et le vote par ordre de préférence. La

> plate-forme électorale que l'AFRINIC utilisera pour organiser ces élections

> soutient les deux choix. En outre, nous avons également observé une

> suggestion sur la liste de diffusion rpd selon laquelle, à l'instar des

> antécédents concernant la nomination des coprésidents dans le passé, le

> conseil d'administration de l'AFRINIC pourrait intervenir et nommer des

> copresidents intérimaires avec un consensus communautaire. Nous

> continuerons à suivre de près la liste pour tout développement à venir.

> Nous attendons vos commentaires avec impatience . Cordialement, Madhvi La

> Section 3.3 stipule, entre autres, que "Si le président du groupe de

> travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le

> groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du mandat". Il

> est important de noter que nulle part dans la Section 3.3 il n'est fait

> mention du fait que cette sélection doit être faite par un processus

> d'élection à part entière.  Faire cela peut être considéré comme une

> tentative de modifier les dispositions de la Section 3.3 de la CPM. *

>

> _______________________________________________

> RPD mailing listRPD at afrinic.nethttps://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd

>

> --

> Madhvi Gokool

> Senior IP Resources Specialist

> AFRINIC Ltd.

> t:  +230 403 5100 | f: +230 466 6758 |

> w: www.afrinic.net

>

> _______________________________________________

> RPD mailing list

> RPD at afrinic.net

> https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd

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