[rpd] Secretariat PDWG

[Madhvi Gokool]

*

Dear Colleagues,

**

AFRINIC hereby submits its assessment in regard to the implementation of
the two options for the selection of the co-chairs.


Contextual background:


At the outset, we find it appropriate to inform the PDWG that the
present situation involves a casual vacancy that  results from the
outcome of the report of the Recall Committee. This is not a normal
vacancy whereby a Co-Chair would have served his full term. In this
respect, whoever will be replacing the specific outgoing Co-Chair will
only be selected to serve the remaining term of that recalled Co-Chair
according to Section 3.3 of the CPM.



Option 1: Co-chair selection by the PDWG based on an online election

 

In the event that the PDWG decides to hold an election for the purposes
of filling up the casual vacancy left by the recalled Co-Chairs, the
earliest date to hold the election will be 84 daysas from the date of
the Call for Candidates made by the NomCom.


 1.

    ELECTION TIMELINE 


 1.

    Consensus for holding online election  reached by PDWG

 2.

    Start Date - D : Call for candidates by Nomcom

 3.

    D+30 :  Close Candidate Nomination Period

 4.

    D+44 : Prepare and send final candidate slate to staff for publication

 5.

    D+45 :  Staff Publication of final candidate Slate 

 6.

    D+46 :  Announcement of Final candidate slate & opening of public
    comments period{2 weeks}

 7.

    D+60 :  Opening of registration for PDP Co-Chair election

 8.

    D+69 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

 9.

    D+71 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

10.

    D+84 : Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

11.

    D+84 :  Announcement of results



 



B. PROPOSED ELECTION TIMELINE (amended from above  but subject to
NomCom’s agreement). It is a contracted timeline taking into
consideration the urgency of the PDP situation


 1.

    Consensus for holding online election  reached by PDWG

 2.

    Start Date - D :  Call for candidates by NomCom

 3.

    D+14 : Close Candidate Nomination Period

 4.

    D+29 :  Prepare and send final candidate slate to staff for publication

 5.

    D+31 : Staff Publication of final candidate Slate & candidate
    information comment pages

 6.

    D+32 : Announcement of Final candidate slate & opening of public
    comments period {1 week - close of comment period 13-Apr-21}

 7.

    D+32 Opening of registration for PDP Co-Chair election

 8.

    D+38 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

 9.

    D+40 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

10.

    D+47 :   Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

11.

    D+47 :   Announcement of results



Option 2: Co-Chair selection by the PDWG based on a consensus approach 


In the event that the PDWG decides to fill the casual vacancy left
through a consensus approach, the PDWG may request the Secretariat to
act as a facilitator to enable the PDWG to proceed ahead.


The designated facilitator will then open a Call for Volunteer with
defined criteriawhich may be kept open for 24 - 72 hoursfor receiving
interested candidates.


At this stage, it is important to recall that Section 3.3 of the CPM
provides,inter-alia, as follows: “If the Working Group Chair is unable
to serve his or her full term, the Working Group may select a
replacement to serve the remainder of the term”.  This means that the
Call for Volunteer will clearly specify for the post for which an
interested candidate will be submitting his/her nomination.


Upon closure of the  Call for Volunteer, the designated facilitator will
publish the list of nominees on the rpd mailing list and thereafter, the
PDWG will be invited to find consensus amongst themselves in terms of
selecting the replacing Co-Chairs. The PDWG may be allowed 48 hours to
reach such consensus. The PDWG may also opt for a longer time-frame.


Staff Impact Analysis/Challenges


AFRINIC would like to highlight the following: 



 1.

    If the above proposed calendar is approved, the earliest date for
    holding an election will be 47 days as from the date of the Call for
    Candidates made by the NomCom;  and this means that the PDP will
    remain at a standstill until any newly elected PDWG Co-Chairs takes
    office. The PDWG also needs to be mindful of the on-boarding period
    of the new co-chairs and the impact on the activities preceding the
    upcoming AFRINIC Public Policy Meeting in June 2021.


 2.

    The online election option will not allow us to guarantee the “one
    person - one vote”principle even using the February 2020 cut-off
    date (Note: This is the voters’ register used for the PDWG
    Co-Chairs’ election 2020). Should this be a risk the PDWG is
    comfortable to accommodate, AFRINIC is ready to organise the
    election as per the final timeline which will need to be agreed upon
    between the PDWG, NomCom and Ecom.


 3.

    For the online elections, the PDWG proposed two choices -
    traditional online voting and ranked voting. The election platform
    that AFRINIC will use to hold these elections support  both choices.


In addition, we have also observed a suggestion on the rpd mailing list 
that similar to precedence  regarding the appointment of co-chairs in
the past, the AFRINIC Board of Directors may step in and appoint interim
co-chairs with community consensus. We will continue to closely monitor
the list for any further development.


We look forward to your feedback.


Regards,

Madhvi


[1]    Section 3.3 states,  inter-alia, that “If the Working Group Chair
is unable to serve his or her full term, the Working Group may select a
replacement to serve the remainder of the term.”It is important to note
that nowhere in Section 3.3 mention is made to the effect that  this
selection shall be made through a full-fledged election process.  Doing
so may be viewed as an attempt to vary the provisions of Section 3.3  of
the CPM.




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Chers collègues,


L'AFRINIC soumet à présent son évaluation concernant l’implémentation
des deux options pour la sélection des coprésidents.


Contexte :


D'emblée, il nous semble opportun d'informer le PDWG que la situation
actuelle implique une vacance occasionnelle qui résulte des conclusions
du rapport du comité de rappel. Il ne s'agit pas d'une vacance normale
où un coprésident aurait accompli la totalité de son mandat. À cet
égard, la personne qui remplacera le coprésident sortant ne sera choisie
que pour le reste du mandat de ce coprésident rappelé, conformément à la
Section 3.3 de la CPM.



Option 1 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une
élection en ligne

 

Si le PDWG décide de tenir une élection afin de pourvoir le poste
occasionnel laissé vacant par les coprésidents rappelés, la date la plus
proche pour la tenue de l'élection sera de 84 jours à compter de la date
de l'appel à candidatures lancé par le NomCom.


Option 2 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une
approche consensuelle


Dans le cas où le PDWG décide de pourvoir le poste vacant occasionnel
laissé par une approche consensuelle, le PDWG peut demander au
Secrétariat d'agir en tant que facilitateur pour permettre au PDWG
d'aller de l'avant.


Le facilitateur désigné ouvrira alors un appel à volontaires avec des
critères définis qui pourra être maintenu ouvert pendant 24 -72 heures
pour recevoir les candidats intéressés.


À ce stade, il est important de rappeler que la Section 3.3 de la CPM
prévoit, entre autres, ce qui suit : "Si le président du groupe de
travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le
groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du mandat". 
Cela signifie que l'appel à volontaires précisera clairement le poste
pour lequel un candidat intéressé présentera sa candidature.


À la clôture de l'appel à volontaires, le facilitateur désigné publiera
la liste des candidats sur la liste de diffusion rpd et, par la suite,
le groupe de travail sera invité à trouver un consensus entre eux en
termes de sélection des coprésidents remplaçants. Le PDWG pourrait
disposer de 48 heures pour parvenir à un tel consensus. Le PDWG peut
également opter pour un délai plus long.


Analyse de l'impact sur le personnel / les défis


 1.

    Si le calendrier proposé ci-dessus est approuvé, la date la plus
    proche pour la tenue d'une élection sera de 47 jours à compter de la
    date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom, ce qui signifie
    que le PDP restera au point mort jusqu'à l'entrée en fonction de
    tout nouveau coprésident élu du PDWG. Le PDWG doit également tenir
    compte de la période d'intégration des nouveaux coprésidents et de
    l'impact sur les activités précédant la prochaine réunion de
    politique publique AFRINIC en juin 2021.


 2.

    L'option d'élection en ligne ne nous permettra pas de garantir le
    principe "une personne - un vote" même en utilisant la date limite
    de février 2020 (Note : Il s'agit du registre des électeurs utilisé
    pour l'élection des coprésidents du PDWG en 2020). Si le PDWG est
    prêt à prendre ce risque, AFRINIC est prêt à organiser l'élection
    selon le calendrier final qui devra être convenu entre le PDWG, le
    NOMCOM et l'ECOM.

 3.

    Pour les élections en ligne, le PDWG a proposé deux choix : le vote
    en ligne traditionnel et le vote par ordre de préférence. La
    plate-forme électorale que l'AFRINIC utilisera pour organiser ces
    élections soutient les deux choix.



En outre, nous avons également observé une suggestion sur la liste de
diffusion rpd selon laquelle, à l'instar des antécédents concernant la
nomination des coprésidents dans le passé, le conseil d'administration
de l'AFRINIC pourrait intervenir et nommer des copresidents intérimaires
avec un consensus communautaire. Nous continuerons à suivre de près la
liste pour tout développement à venir.


Nous attendons vos commentaires avec impatience .



Cordialement,


Madhvi


La Section 3.3 stipule, entre autres, que "Si le président du groupe de
travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le
groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du mandat".
Il est important de noter que nulle part dans la Section 3.3 il n'est
fait mention du fait que cette sélection doit être faite par un
processus d'élection à part entière.  Faire cela peut être considéré
comme une tentative de modifier les dispositions de la Section 3.3 de la
CPM.




















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