[AFRINIC-Announce] Communique from AFRINIC Board of Directors

[AFRINIC Communication]

[French and Arabic versions below] 

Cybercity, Ebene, Mauritius - The AFRINIC Board of Directors held a Board Retreat in Mauritius from 19-26 August 2019 in Mauritius during which they discussed a number of items. They also attended AfPIF-10 (20-22 August 2019) meeting during which they met and engaged with a number of members and stakeholders.

The following Board Members attended the Retreat:

	• Dr. Christian D. Bope (Central Africa and Board Chairman)
	• Mr. Robert Nkusi Ford (Eastern Africa and Board Vice- Chairman)
	• Prof. Habib Youssef (Northern Africa)
	• Dr. Emmanuel Adewale Adedokun (Western Africa)
	• Mr. Subramanian Moonesamy (Indian Ocean)
	• Mr. Vika William Mpisane (Southern Africa)
	• Mr. Seun Ojedeji (Non-Regional Africa)
 

Absent with apology:

Mr. Serge Ilunga (Non-Regional Africa)

 

The retreat was also attended by Mr. Patrisse Deesse (Interim Chief Executive Officer), and Mr. Ashok Radhakisoon (the Legal Advisor).

Thus having completed the Board Retreat, the Board would like to communicate the following information and decisions made during its final meeting held at the AFRINIC Head Office on 26 August 2019. The Board acknowledges challenges facing AFRINIC and is working on a holistic approach to effectively tackle them. The approach will be communicated to members in due course. The Board has taken the following actions:


	• The Board decided that it will release a comprehensive quarterly communique detailing its activities and achievements. The communique will further address issues raised by the community and other stakeholders as well as matters affecting AFRINIC. This is in addition to any communique that it deems necessary to address emerging and urgent matters.
 

	• The Board had a webinar on 26 August 2019 from 09:00 am to 10:00 am UTC. The webinar was part of efforts to engage more with the community through the Board’s Community Engagement initiative whose first session was held in Kampala, Uganda, during the Africa Internet Summit 2019 (AIS19). The webinar was thus a follow-up on the Town Hall/Board Community Engagement session held on 20 June 2019 at AIS19. The webinar allowed those not in Kampala and others to share their views with the Board on challenges facing AFRINIC. The concerns were also captured in the Report on the AFRINIC meeting Open Mic session moderated by the Internet Society, Africa Region Bureau, staff. The report has already been shared with the community. Broadly, the Board discussed with the community various challenges facing AFRINIC, and how to resolve them. Specifically, the Board discussed and agreed on the following items:
 

▪       The Board is reviewing the Organisational Policy Index, identifying internal and public policies as well as agreeing on which policies ought to be published online for community members.
 

▪       The Board has reviewed and revoked resolution 201411.211 on confidentiality of information discussed within the Board to allow for better and open interactions and engagements between the Board and community members. Board members agreed that Resolution 201411.211 may hinder Directors in their fiduciary duties, and thus resolved that it shall no longer apply in future discussions/deliberations. However, any discussions that took place prior to the revocation of Resolution 201411.211 shall still be covered by its provisions.


▪       A Conflict of Interest Policy is now in place. All the Directors shall be bound by the Policy as per the provisions of Resolution 201906.499 which required directors to declare any conflicts of interest.

 
▪       The Board consulted the Community at Large on the contents of the next Strategic Plan, a process already underway. The time lines will be shared with the community in due course. The current Strategic Plan (2016-2020) is coming to an end, and the Board is keen to have a new one in place as soon as possible. Once again, the community will be invited to contribute to the contents of the next Strategic Plan as the Board seeks to develop and implement a more inclusive and participatory approach to its work. This is aimed at advancing transparency, accountability and trust between the Board, AFRINIC staff, and the Community.


▪       There is a Board Liaison to the Governance Committee, and the community is encouraged to engage directly with the Governance Committee on matters of concern.

▪       The Governance Committee is working on reviewing the current Bylaws.

 
▪       The Legal Council did not mean to encourage the community to go to court on matters relating to the Annual General Members Meeting (AGMM). He merely meant to clarify that members are free to seek legal redress as per the Companies Act on matters relating to holding an AGMM.


▪       The Election and NomCom guidelines will be reviewed.


▪       A report on the elections of 2019 will be shared with the community in due course.

	• The Board is currently working on election guidelines whose draft will be ready for circulation in October 2019. The community will be allowed one month to review the contents of the election guidelines. During this period, feedback/comments from the community will be welcome. The feedback/comments will be incorporated into a draft to be shared further with members during the next AFRINIC 31 meeting scheduled for Luanda, Angola, on 2-6 December 2019. The views from the members present at the meeting, and those attending remotely, will also be incorporated into the final document to be approved by the Board and released after the AFRINIC 31 meeting.
 

	• The Board has launched Stakeholder Engagement initiative. This will ensure and encourage regular and effective interactions and meetings between various stakeholders and the Board.
 

	• The Board has created an email address to specifically address community affairs requiring the Board’s urgent attention and intervention. The Board will undertake to respond to any emails addressed to it via the address within five working days. This is to ensure that the community and other stakeholders receive timely responses and interventions to any urgent matter addressed to the Board. The email address is: board.enquiry at afrinic.net
 

	• The Board members present at the retreat were trained on Board Performance Evaluation. The training is aimed at improving the Board members’ capacity, efficiency and effectiveness in their oversight role and evaluation of AFRINIC’s policies and operations. The training was conducted by facilitators from the Mauritius Institute of Directors.
 

	• The Board has constituted a Technical Committee within the Board to address all technical matters.
 

	• The recruitment process of the next AFRINIC CEO is ongoing. The Board promises to strictly observe the revised time lines shared with the community on 17 August 2019. Please see the time lines at https://afrinic.net/2019-08-17-revised-timelines-for-afrinic-ceo-search.
 

	• The Board discussed a letter written to it by za Domain Name Authority (ZADNA) on the board membership of Mr. Vika William Mpisane who represents the Southern Africa region. It was agreed that the termination of Mr. Mpisane’s employment as the Chief Executive Officer of ZADNA does not affect his status as an AFRINIC Board member. Besides, Mr. Mpisane was legitimately elected to serve on the Board by AFRINIC members, and the Board strictly adheres to its Bylaws which deal with both the election and removal of any Board member.
 

Signed 

 

Dr. Christian D. Bope

Chairman, AFRINIC Board of Directors

 

……………………………………………………

 

Cybercity, Ebene, Maurice - Le conseil d'administration d'AFRINIC s'est réuni à Maurice du 19 au 26 août 2019 à Maurice, au cours duquel il a abordé un certain nombre de points. Ils ont également assisté à la réunion d’AfPIF-10 (20-22 août 2019) au cours de laquelle ils ont rencontré et interagi avec certains membres et partenaires d’AFRINIC.

 

Les membres du conseil d’administration suivants ont participé à cette retraite:


1. Dr. Christian D. Bope (Afrique centrale et président du conseil d'administration)

2. M. Robert Nkusi Ford (Afrique de l'Est et vice-président du conseil)

3. Prof. Habib Youssef (Afrique du Nord)

4. Dr. Emmanuel Adewale Adedokun (Afrique de l'Ouest)

5. M. Subramanian Moonesamy (Océan Indien)

6. M. Vika William Mpisane (Afrique australe)

7. M. Seun Ojedeji (Afrique non régionale)

 

Absent excusé:

M. Serge Illunga (Afrique non régional)

 

M. Patrisse Deesse (Directeur général par intérim) et M. Ashok Radhakisoon (Conseiller juridique) ont également participé à cette retraite.

 

Suivant la retraite, le Conseil souhaite partager les informations suivantes ainsi que les décisions prises lors de sa dernière réunion au siège social d’AFRINIC à Cybercity, Ebene, Maurice, le 26 août 2019. Le Conseil reconnaît les défis auxquels AFRINIC est confronté et travaille sur une approche holistique pour les résoudre efficacement. L’approche sera communiquée aux membres en temps voulu. Le conseil a pris les mesures suivantes:


	• Le conseil d’administration a décidé de publier un communiqué trimestriel complet détaillant ses activités et ses réalisations. Le communiqué traitera en outre des problèmes soulevés par la communauté et les autres parties prenantes, ainsi que des questions concernant AFRINIC. Ceci s’ajoute à tout communiqué qu’il juge nécessaire de traiter des questions émergentes et urgentes.
 

	• Le conseil d’administration a organisé un webinaire le 26 août 2019 de 9h00 à 10h00 UTC. Le webinaire faisait partie des efforts visant à impliquer davantage la communauté dans le cadre de l’initiative de l’engagement communautaire du conseil d’administration, dont la première session s’est tenue à Kampala, en Ouganda, lors du Sommet pour l’Internet en Afrique 2019 (AIS19). Le webinaire faisait donc suite à la séance d'engagement communautaire du conseil d'administration qui s'est tenue le 20 juin 2019 à AIS19. Le webinaire a permis aux personnes ne se trouvant pas à Kampala et à d’autres personnes de faire part au Conseil de leurs points de vue sur les défis auxquels AFRINIC était confronté. Les problèmes ont également été abordés dans le compte rendu de la session Open Mic de la réunion AFRINIC, animé par le personnel de l'Internet Society, Bureau régional de l'Afrique. Le rapport a déjà été partagé avec la communauté. De manière générale, le conseil d'administration a discuté avec la communauté des différents défis auxquels AFRINIC est confrontée et de la manière de les résoudre. Plus précisément, le conseil d’administration a examiné et approuvé les points suivants:


• Le conseil examine actuellement l'index des politiques organisationnelles, identifie les politiques internes et publiques et décide des politiques qui devraient être publiées en ligne pour les membres de la communauté.


• Le conseil a examiné et révoqué la résolution 201411.211 sur la confidentialité des informations discutées au sein du conseil d’administration afin de permettre des interactions et des engagements plus efficaces et plus ouverts entre le conseil d’administration et les membres de la communauté. Les membres du Conseil ont convenu que la résolution 201411.211 pouvait gêner les membres du conseil d’administration dans leurs obligations fiduciaires et ont donc décidé qu'elle ne s'appliquerait plus lors de discussions / délibérations futures. Toutefois, toute discussion ayant eu lieu avant la révocation de la résolution 201411.211 sera toujours couverte par ses dispositions.

• Une politique sur les conflits d’intérêts est maintenant en place. Tous les membres du conseil d’administration sont liés par la politique conformément aux dispositions de la résolution 201906.499 qui oblige les membres du conseil d’administration à déclarer tout conflit d'intérêts.

• Le conseil d’administration a consulté l'ensemble de la communauté sur le contenu du prochain plan stratégique, en cours. Les échéanciers fixés seront communiqués à la communauté en temps voulu. La durée du Plan stratégique actuel (2016-2020) touche à sa fin et le Conseil tient à en avoir un nouveau le plus rapidement possible. Une fois encore, la communauté sera invitée à contribuer au contenu du prochain plan stratégique alors que le conseil d'administration cherche à développer et à mettre en œuvre une approche plus inclusive et participative de ses travaux. L'objectif de cet exercice est de promouvoir la transparence, la responsabilisation et la confiance entre le conseil d'administration et le personnel d'AFRINIC, d'une part, et la communauté.

• Le conseil d’administration dispose d’un agent de liaison au comité de gouvernance et la communauté est encouragée à dialoguer directement avec le comité de gouvernance sur les sujets de préoccupation.

• Le comité de gouvernance passe en revue actuellement les statuts d’AFRINIC.

• Le Conseil juridique n'a pas voulu encourager la communauté à aller en justice sur des questions relatives à la réunion générale annuelle des membres (AGMM). Il voulait simplement préciser que les membres sont libres de demander réparation conformément à la Loi sur les sociétés pour les questions relatives à la tenue d'une AGMM.

• Les directives relatives aux élections et au NomCom seront revues.

• Un rapport sur les élections de 2019 sera communiqué à la communauté en temps voulu.

 

3. Le Conseil travaille actuellement sur des directives électorales et le projet sera prêt pour être circulé en octobre 2019. Un délai d'un mois sera accordé à la communauté pour examiner le contenu des directives électorales. Pendant cette période, les commentaires / recommandations de la communauté seront les bienvenus. Ils seront incorporés à travers un projet qui sera partagé avec les membres lors de la prochaine réunion d'AFRINIC 31 prévue à Luanda, en Angola, du 2 au 6 décembre 2019. Les points de vue des membres présents à la réunion et de ceux participant à distance, seront également incorporés dans le document final qui doit être approuvé par le Conseil d’administration et publié après la réunion d’AFRINIC 31.

 

4. Le conseil d'administration a lancé une initiative ayant pour but d'engager des partenaires. Cela garantira et encouragera des interactions et des réunions régulières et efficaces entre les différentes parties prenantes et le conseil d’administration.

 

5. La Conseil a créé une adresse électronique pour traiter spécifiquement des problèmes liés à la communauté nécessitant une attention urgente du conseil d’administration. Le conseil d’administration s’engage à répondre à tout courrier électronique qui lui est adressé via l’adresse dans un délai de cinq jours ouvrables. Le but est de faire en sorte que les problèmes urgents adressés au conseil d’administration sont traités de manière efficace et que la communauté et les autres parties prenantes reçoivent des réponses rapides. L'adresse email est: board.enquiry at afrinic.net

 

6. Les membres du conseil d’administration présents à la retraite ont été formés sur l’évaluation de la performance. Le cours vise à améliorer la capacité, l’efficience et l’efficacité des membres du Conseil dans leur rôle de supervision et d’évaluation des politiques et des opérations d’AFRINIC. La formation a été faite par des formateurs de l'Institut des directeurs de Maurice.

 

7. Le conseil a constitué un comité technique au sein du conseil d’administration pour traiter toutes les questions techniques.

 

8. Le processus de recrutement du prochain directeur général d'AFRINIC est en cours. Le conseil d'administration promet de respecter scrupuleusement les délais révisés communiqués à la communauté le 17 août 2019. Veuillez consulter les délais à l'adresse https://afrinic.net/2019-08-17-revised-timelines-for-afrinic-ceo-search. .

 

9. Le Conseil a examiné une lettre que lui a adressée l’autorité de nom de domaine (ZADNA) sur la nomination de M. Vika William Mpisane, qui représente la région de l’Afrique australe, au conseil d’administration. Il a été convenu que le licenciement de M. Mpisane en tant que directeur général de ZADNA n’affecterait en rien son statut de membre du conseil d ‘administration d’AFRINIC. En outre, M. Mpisane a été légitimement élu au conseil d’administration par les membres d’AFRINIC et le conseil d’administration respecte scrupuleusement les statuts constitutifs d’AFRINIC, qui traitent à la fois de l’élection et de la révocation de tout membre du conseil d’administration.

 

 

Signé

 

Dr. Christian D. Bope

Président du conseil d'administration d'AFRINIC

 

…………………………………….

 


 
Ebene Cybercity موريشيوس


عقد مجلس إدارة AFRINIC اجتماع مجلس الإدارة في موريشيوس في الفترة من 19-26 أغسطس 2019 في موريشيوس ناقشوا خلالها عددًا من العناصر. كما حضروا اجتماع AfPIF-10 (20-22 آب / أغسطس 2019) الذي التقوا خلاله وتفاعلوا مع عدد من الأعضاء وأصحاب المصلحة.

 

حضر أعضاء مجلس الإدارة التاليون التراجع:

 

1. الدكتور كريستيان د. بوب (وسط إفريقيا ورئيس مجلس الإدارة)

2. السيد روبرت نكوسي فورد (شرق إفريقيا ونائب رئيس مجلس الإدارة)

3. الأستاذ حبيب يوسف (شمال إفريقيا)

4. د. إيمانويل أديويل أديكون (غرب إفريقيا)

5. السيد سوبرامانيان مونسامي (المحيط الهندي)

6 - السيد فيكا وليام مبيسان (جنوب أفريقيا)

7. السيد سيون أوجيدي (أفريقيا دون الإقليمية)

 

غائب عن الاعتذار:

 

السيد سيرج إيلونجا (أفريقيا غير الإقليمية)

 

كما حضر التراجع السيد باتريس ديسي (الرئيس التنفيذي المؤقت) والسيد أشوك راداكيسون (المستشار القانوني).

 

بعد الانتهاء من اجتماع مجلس الإدارة ، يود مجلس الإدارة إبلاغ المعلومات والقرارات التالية المتخذة خلال اجتماعه النهائي الذي عقد في المكتب الرئيسي لشركة AFRINIC في 26 أغسطس 2019.

يقر مجلس الإدارة بالتحديات التي تواجه AFRINIC ويعمل على اتباع نهج كلي للتصدي لها بفعالية. سيتم التواصل مع الأعضاء في الوقت المناسب. اتخذ مجلس الإدارة الإجراءات التالية:

 

1.    قرر المجلس إصدار بيان ربع سنوي شامل يوضح أنشطته وإنجازاته. سوف يعالج البيان القضايا التي أثارها المجتمع وأصحاب المصلحة الآخرين وكذلك المسائل التي تؤثر على AFRINIC. هذا بالإضافة إلى أي بيان يراه ضروريًا لمعالجة الأمور الناشئة والعاجلة.

2.    عقد مجلس الإدارة ندوة عبر الإنترنت في 26 أغسطس 2019 الساعة 09:00 صباحًا إلى 10:00 صباحًا بالتوقيت العالمي المنسق. كانت الندوة عبر الويب جزءًا من الجهود المبذولة لزيادة التواصل مع المجتمع من خلال مبادرة المشاركة المجتمعية التابعة للمجلس والتي عقدت جلستها الأولى في كمبالا ، أوغندا ، خلال قمة الإنترنت في إفريقيا 2019 (AIS19). كان المنتدى عبر الإنترنت بمثابة متابعة لجلسة المشاركة المجتمعية / مجلس المدينة التي عقدت في 20 يونيو 2019 في AIS19. سمح الندوة عبر الإنترنت للذين ليسوا في كمبالا وغيرهم بمشاركة مجلس الإدارة بآرائهم حول التحديات التي تواجه AFRINIC. تم تسجيل المشكلات أيضًا في تقرير حول اجتماع AFRINIC الخاص باجتماع هيئة التصنيع العسكري الذي تديره جمعية الإنترنت ، مكتب منطقة إفريقيا ، طاقم العمل. تمت مشاركة التقرير بالفعل مع المجتمع. على نطاق واسع ، ناقش مجلس الإدارة مع المجتمع مختلف التحديات التي تواجه AFRINIC ، وكيفية حلها. على وجه التحديد ، ناقش مجلس الإدارة البنود التالية واتفق عليها:

• يقوم مجلس الإدارة بمراجعة مؤشر السياسة التنظيمية ، وتحديد السياسات الداخلية والعامة بالإضافة إلى الاتفاق على السياسات التي يجب نشرها على الإنترنت لأعضاء المجتمع.

 

• قام مجلس الإدارة بمراجعة وإلغاء القرار 201411.211 بشأن سرية المعلومات التي تمت مناقشتها داخل المجلس للسماح بتفاعلات ومشاركة أفضل ومفتوحة بين المجلس وأعضاء المجتمع. وافق أعضاء مجلس الإدارة على أن القرار 201411.211 قد يعوق المديرين عن أداء واجباتهم الائتمانية ، وبالتالي قرروا أنه لن يطبق في المناقشات / المداولات المستقبلية. ومع ذلك ، فإن أي مناقشات تمت قبل إلغاء القرار 201411.211 ستظل مشمولة بأحكامه.

 

• سياسة تضارب المصالح موجودة الآن. يلتزم جميع المديرين بالسياسة وفقًا لأحكام القرار 201906.499 الذي يتطلب من أعضاء مجلس الإدارة إعلان أي تضارب في المصالح.

• تشاور مجلس الإدارة مع المجتمع ككل بشأن محتويات الخطة الاستراتيجية المقبلة ، وهي عملية جارية بالفعل. سيتم مشاركة الخطوط الزمنية مع المجتمع في الوقت المناسب. تقترب حياة الخطة الإستراتيجية الحالية (2016-2020) من نهايتها ، ويحرص مجلس الإدارة على إنشاء واحدة في أقرب وقت ممكن. مرة أخرى ، سيتم دعوة المجتمع للمساهمة في محتويات الخطة الإستراتيجية التالية حيث يسعى المجلس لتطوير وتنفيذ نهج أكثر شمولية وتشاركية في عمله. يهدف هذا إلى تعزيز الشفافية والمساءلة والثقة بين مجلس الإدارة وموظفي AFRINIC من جهة والمجتمع.

 

• يوجد اتصال مجلس الإدارة بلجنة الحوكمة ، ويتم تشجيع المجتمع على المشاركة مباشرة مع لجنة الحوكمة في الأمور ذات الاهتمام.

 

• تعمل لجنة الحوكمة على مراجعة اللوائح الحالية.

 

• لم يكن المجلس القانوني يعني تشجيع المجتمع على اللجوء إلى المحكمة بشأن القضايا المتعلقة بالاجتماع السنوي للأعضاء العام (AGMM). لقد قصد فقط توضيح أن الأعضاء يتمتعون بحرية طلب التعويض القانوني وفقًا لقانون الشركات بشأن الأمور المتعلقة بعقد AGMM.

 

• سيتم مراجعة إرشادات الانتخابات و NomCom.

 

• سيتم مشاركة تقرير عن انتخابات 2019 مع المجتمع في الوقت المناسب.

 

3. يعمل مجلس الإدارة حاليًا على وضع مبادئ توجيهية للانتخابات ستكون مسودتها جاهزة للتداول في أكتوبر 2019. سيتم السماح للمجتمع لمدة شهر باستجواب محتويات إرشادات الانتخابات. خلال هذه الفترة ، ستكون تعليقات / تعليقات المجتمع موضع ترحيب. سيتم دمج التعليقات / التعليقات في مسودة يتم مشاركتها مع الأعضاء خلال اجتماع AFRINIC 31 التالي المقرر عقده في لواندا ، أنجولا ، في الفترة من 2 إلى 6 ديسمبر 2019. وجهات نظر الأعضاء الحاضرين في الاجتماع ، والذين حضروا عن بعد ، سيتم أيضًا دمجها في الوثيقة النهائية ليتم اعتمادها من قِبل مجلس الإدارة وإصدارها بعد اجتماع AFRINIC 31.

 

4. أطلق مجلس الإدارة مبادرة إشراك أصحاب المصلحة. سيضمن ذلك ويشجع التفاعلات والاجتماعات المنتظمة والفعالة بين مختلف أصحاب المصلحة والمجلس.

 

5. أنشأ مجلس الإدارة عنوان بريد إلكتروني لمعالجة المشكلات المتعلقة بالمجتمع على وجه التحديد والتي تتطلب اهتمامًا عاجلاً من المجلس واستجابته. سيتعهد مجلس الإدارة بالرد على أي رسائل بريد إلكتروني موجهة إليه عبر العنوان في غضون خمسة أيام عمل. هذا لضمان حصول المجتمع وأصحاب المصلحة الآخرين على استجابات وتدخلات في الوقت المناسب لأي مشكلات عاجلة موجهة إلى المجلس. عنوان البريد الإلكتروني هو: board.enquiry at afrinic.net

 

6. تم تدريب أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين في المنتجع على تقييم أداء المجلس. تهدف الدورة إلى تحسين قدرة أعضاء مجلس الإدارة وكفاءتهم وفعاليتهم في دورهم الرقابي وتقييم سياسات وعمليات AFRINIC. تم إجراء التدريب بواسطة ميسرين من معهد مديري موريشيوس.

 

7. قام مجلس الإدارة بتشكيل لجنة فنية داخل المجلس لمعالجة جميع المسائل الفنية.

 

8. عملية توظيف الرئيس التنفيذي لشركة AFRINIC التالية جارية. يعد مجلس الإدارة بالالتزام الصارم بالأطر الزمنية المنقحة التي تمت مشاركتها مع المجتمع في 17 أغسطس 2019. برجاء الاطلاع على الأسطر الزمنية على https://afrinic.net/2019-08-17-revised-timelines-for-afrinic-ceo-search .

 

9. ناقش مجلس الإدارة رسالة مكتوبة إليه من قبل هيئة اسم المجال za (ZADNA) بشأن عضوية مجلس إدارة السيد Vika William Mpisane الذي يمثل منطقة جنوب إفريقيا. تم الاتفاق على أن إنهاء عمل السيد مبيسان كرئيس تنفيذي لـ ZADNA لا يؤثر على وضعه كعضو في مجلس إدارة AFRINIC. بالإضافة إلى ذلك ، تم انتخاب السيد مبيسان بشكل شرعي للعمل في المجلس من قبل أعضاء AFRINIC ، ويلتزم المجلس التزاما صارما باللوائح الداخلية التي تتعامل مع كل من انتخاب وعزل أي عضو في المجلس.

 

 

موقعة من قبل

الدكتور كريستيان د

رئيس مجلس إدارة أفرينك