<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p>I oppose the proposal for one main reason: it says "The working
      group makes decisions by consensus and shall also appoint
      co-chairs by consensus."<br>
      This is too utopic really and make zero sense. One thing is to
      have a proposal advanced by rough consensus at the judgment of the
      Co-Chairs, another is to choose someone for a position "by
      consensus". Electing (choosing in some languages) is selecting.<br>
      How are we supposed to have someone chosen "by consensus" if there
      are multiple candidates ? It make zero sense. Election should be
      the only option for choosing people.<br>
      Who will be responsible to determine there was consensus on
      someone's name if a Co-Chair is running for re-election ? The
      remaining Co-Chair which is a single person ? It doesn't make any
      sense at all.<br>
    </p>
    <p>What's wrong with elections ? It works fine everywhere if well
      conducted and with proper systems that leaves no margin for
      doubts.<br>
      Why resistance in holding elections ? That's normal part of many
      business and cases.</p>
    <p>An election with simple bounds as 1) cut off date to be
      registered in the list 2) a system that is auditable and 3) a
      mechanism that can fill temporary vacant seat like the AfriNic
      Board appointing someone is not rocket science and leaves almost
      no point for disputing.</p>
    <p>People are not policy proposals and must not be chosen by
      consensus, only by election.</p>
    <p>Finally why giving the task to the Chair of Afrinic Board of
      Directors to choose someone and not to the entire Board as it is
      in other places ? This makes the act much more robust than a
      selection done by a single person.</p>
    <p>Fernando<br>
    </p>
    <div class="moz-cite-prefix">On 21/07/2020 17:12, Noah wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAEqgTWYwFmvVoY43Wxwx9Tp+dAWaONwtq=LkZp5-PzUp2UgmgQ@mail.gmail.com">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
      <div dir="ltr">
        <div dir="ltr">
          <div dir="ltr"><b>Policy Proposal: PDP Working Group (WG)
              Guidelines and Procedures</b><br>
            <br>
            Summary of the problem being addressed by this proposal<br>
-------------------------------------------------------------------------------<br>
            <br>
            The current PDP uses a working group for policy development
            activities. It does not define specific procedures and
            operational rules for the working group. This has over the
            time led to interpretation issues in regards to how the
            working group is administered and how discussions are
            moderated.<br>
            <br>
            Summary of how this proposal addresses the problem<br>
------------------------------------------------------------------------<br>
            <br>
            The proposal addresses the problems by defining clear and
            explicit Working Group guidelines and procedures.<br>
            <br>
            Policies  the proposal amends/obsoletes <br>
            ------------------------------------------------------<br>
            <br>
            The proposal amends the Policy Development Process, section
            3.0 of the AFRINIC CPM.<br>
            <br>
            Proposal<br>
            -------------<br>
            <br>
            1.0 Introduction<br>
            <br>
            The Policy Development working group (PDWG) provides an open
            public forum to discuss Internet number resources policies
            and related topics of interest to AFRINIC and the Internet
            community in the AFRINIC service region.<br>
            <br>
            PDWG sessions are held at AFRINIC Public policy meetings.
            Between meetings, discussions continue through the Resource
            Policy discussions mailing list. The PDWG is open to all
            interested individuals.<br>
            <br>
            This document serves as guidelines on how the working group
            shall operate. It defines clear roles and responsibilities
            for the PDWG co-chairs and clear procedures for the working
            group’s administration.<br>
            <br>
            2.0 Co-chairs<br>
            <br>
            Two PDWG co-chairs primarily administer the Policy
            Development working group. The PDWG co-chairs perform a
            vital role in managing the working group. The effectiveness
            of the PDWG is dependent on the active participation of the
            co-chairs. PDWG co-chairs undertake their role on a
            volunteer basis.<br>
            <br>
            The co-chairs coordinate the activities of the policy
            development’s working group and are expected to attend all
            AFRINIC Public Policy Meetings. They must remain subscribed
            to the AFRINIC Policy Discussion mailing list for the
            duration of their term and must also be subscribed to the
            AFRINIC member-discuss mailing list during their term.<br>
            <br>
            For each policy proposal, one co-chair must be assigned as
            the primary contact; both co-chairs however shall actively
            participate in the consensus building. The leading co-chair
            for the proposal as described above shall guide the policy
            proposal through the different phases of the PDP.<br>
            <br>
            2.1 Responsibilities of PDWG co-chairs<br>
            <br>
            The co-chairs’ responsibility encompasses at least the
            following:    <br>
            <br>
            ·      Ensure working group process and content management 
                <br>
            <br>
            The co-chairs have ultimate responsibility for ensuring that
            the working group achieves forward progress .The co-chairs
            are also responsible to ensure that the working group
            operates in an open and fair manner.<br>
            <br>
            ·      Moderate the Resource Policy Discussion mailing list<br>
            <br>
            The co-chairs should attempt to ensure that the discussions
            on the list are relevant and that they converge to consensus
            agreements.  The co-chairs should make sure that discussions
            on the list are summarized and that the outcome is well
            documented to avoid repetition and other abuses.<br>
            <br>
            ·      Organize, prepare and chair the face-to-face and
            on-line formal working group meetings<br>
            <br>
            The responsibilities of the co-chairs are listed below:<br>
            <br>
            2.1.1 Before an AFRINIC Public Policy Meeting<br>
            <br>
            -  Assist authors with formatting proposal<br>
            <br>
            -  Introduce policy proposals to the policy discussion
            mailing list<br>
            <br>
            -  Discourage any behavior that jeopardizes open
            participation to policy discussions, especially for
            newcomers.<br>
            <br>
            -   Monitor and moderate discussions held on AFRINIC policy
            discussion mailing list<br>
            <br>
            -  Announce the call for presentation of policy proposals
            for Public Policy Meetings on the policy discussion mailing
            list<br>
            <br>
            -  Read presentation's slides to familiarise themselves with
            the details and ensure they match proposals ‘text. In case
            of any difference, submission of an updated version of the
            proposal on the mailing list to notify the working group is
            required, even if these changes will not be considered.<br>
            <br>
            -  Create agenda presentation slides for the meeting with
            AFRINIC staff.<br>
            <br>
            -  Guide the consensus building process; announce the
            current status of a policy proposal.<br>
            <br>
            -  Read AFRINIC Public Policy Meeting minutes and makes
            corrections as necessary<br>
            <br>
            -  Present the policy discussion working group report to the
            AFRINIC Public Policy Meeting.<br>
            <br>
            2.1.2 During a Public Policy Meeting<br>
            <br>
            -  Chair the Public Policy meeting and moderate the
            discussions.<br>
            <br>
            -  Determine whether proposals gained enough support to move
            to the next phase.<br>
            <br>
            -  Monitor remote chat-room discussions during the AFRINIC
            Public Policy Meeting<br>
            <br>
            -  Present the policy discussion working group report to the
            AFRINIC Public Policy Meeting.<br>
            <br>
            2.1.3 After a Public Policy Meeting<br>
            <br>
            - Send a report of the Public Policy Meeting to the
            community and policy discussion mailing lists including
            policy proposal discussion outcomes and open action items.<br>
            <br>
            -  Monitor and moderate discussions during the last-call
            phase period.<br>
            <br>
            -   Summarise discussions, and following the end of the
            last-call, post the decision regarding whether the proposal
            has reached consensus or not.<br>
            <br>
            -  Submit policy proposal ratification report to the AFRINIC
            board of directors.<br>
            <br>
            2.2. Appointment of PDWG co-chairs <br>
            <br>
            The working group appoints two co-chairs for a two-years
            term. Co-chairs’ appointments occur in alternate years for
            each seat (seat1 and seat2).<br>
            <br>
            The working group makes decisions by consensus and shall
            also appoint co-chairs by consensus. Elections should be
            used as a last resort solution.<br>
            <br>
            The appointment for each seat follows the following process:<br>
            <br>
            At least 60 days before the Public Policy Meeting, AFRINIC
            staff sends a call for nominations to the policy development
            mailing list. The call will contain:<br>
            <br>
            - Details of the co-chair position to be filled (seat1 or
            seat2)<br>
            <br>
            - Details of the duties of the position.<br>
            <br>
            - The closing date for nominations; 30 days from the date of
            the call.<br>
            <br>
            Any natural person residing in a country from the AFRINIC
            service region is allowed to volunteer.<br>
            <br>
            Volunteers make themselves known by introducing themselves
            (short biography and motivation) as a candidate on the
            working group mailing list.<br>
            <br>
            Candidates for the co-chair’s position should be known as
            active participants on the working group mailing list with
            good experience with the AFRINIC policy development process,
            and must have attended at least two (2) AFRINIC Public
            Policy Meetings of which one must be in person, during the
            last 3 years.<br>
            <br>
            If at least one nomination is received by closing date, the
            appointment process starts. The appointment must be held at
            the upcoming Public Policy Meeting as the first item on the
            agenda. Those present at the session, either in person or
            remotely, will determine by consensus among the candidates
            who shall take the available position. The remaining chair
            will determine whether consensus has been reached. If the
            working group finds itself without a co-chair, the chair of
            the AFRINIC Board of Directors will lead the consensus
            process.<br>
            <br>
            If only one candidate is being evaluated, the lack of
            consensus must declare the seat vacant. The chair of AFRINIC
            board of directors shall appoint interim co-chair. The
            Interim co-chair will act up to the appointment of the new
            co-chair.<br>
            <br>
            If no consensus can be reached and more than one candidate
            is being evaluated, then a secret ballot to elect the new
            co-chair will be held. Everyone physically present at the
            session can participate in the secret ballot. Votes and
            counting shall be conducted using a ranked preferential
            voting method otherwise known as IRV. The winner of the
            secret ballot will become the new co-chair.<br>
            <br>
            In the unlikely event that after all the rounds of counting
            of the vote, there is a tie between the two (2) most ranked
            candidates, they shall be asked to select one among them to
            serve the term by consensus. The seat shall be declared
            vacant in case of failure of agreement between the last two.<br>
            <br>
            If the secret ballot cannot be held, the seat is declared
            vacant. The chair of AFRINIC board of directors shall
            appoint interim co-chairs(s). The Interim co-chair(s) will
            act up to the appointment of the new co-chair(s).<br>
            <br>
            Exit of co-chair includes a handover period and an
            expectation that the sitting chair follows proposals, which
            have already reached consensus, to the completion of their
            PDP cycle.<br>
            <br>
            2.3. Recalling a co-chair<br>
            <br>
            If the co-chair does not attend two consecutive AFRINIC
            Public Policy Meetings without reasons or has been publicly
            reported by the other co-chair as no longer attending to the
            working group’s affairs without reasons, the co-chair will
            be removed from its role.<br>
            <br>
            Anyone may request the recall of a working group co-chair at
            any time, upon a written request with justification to the
            AFRINIC Board of Directors. The request must be supported by
            at least ten (10) other persons.<br>
            <br>
            The AFRINIC Board of Directors shall appoint a recall
            committee, excluding the persons requesting the recall and
            the co-chair. The recall committee shall investigate the
            circumstances of the request for the recall and determine
            the outcome in not more than 4 weeks after the recall is
            recorded. The recall committee report shall be published on
            the working group mailing list.<br>
            <br>
            The recall committee decision shall be final and binding.<br>
            <br>
            Whenever a co-chair is removed from its role and recalled,
            the remaining co-chair will assume the chairing role of the
            working group until the appointment of a new co-chair(s).<br>
            <br>
            2.4. Resignation of co-chair<br>
            <br>
            If a  co-chair resigns, the remaining co-chair will assume
            the chairing role of the working group until the appointment
            of a new co-chair(s).<br>
            <br>
            If both co-chairs resign, the chair of the AFRINIC board of
            directors shall as a matter of urgency lead the appointment
            by the working group of an interim co-chair(s) via the
            mailing list or at the Public Policy meeting. If no
            consensus can be reached, the chair of the Board of
            directors shall appoint interim Co-chairs(s) for the working
            group.<br>
            <br>
             The Interim chair will act up to the appointment of the new
            co-chair(s).<br>
            <br>
            3.0 Operations working group (PDWG)<br>
            <br>
            3.1 Moderation of working group discussions and sessions<br>
            <br>
            The challenge of managing the policy development working
            group sessions is to balance the need for open and fair
            consideration of the issues against the need to make forward
            progress. The working group, as a whole, has the final
            responsibility for striking this balance. The working group
            co-chairs have the responsibility for overseeing the
            process.<br>
            <br>
            To facilitate making forward progress, the working group
            co-chairs may wish to decide to reject or defer the input
            from an individual, based upon the following criteria:<br>
            <br>
            Old:<br>
            The input pertains to a topic that already has been resolved
            and is redundant with information previously available;<br>
            <br>
            Minor:<br>
            The input is new and pertains to a topic that has already
            been resolved, but it is felt to be of minor import to the
            existing decision;<br>
            <br>
            Timing:<br>
            The input pertains to a topic that the working group has not
            yet opened for discussion;<br>
            <br>
            Scope:<br>
            The input is outside the scope of the  discussions or of the
            working group<br>
            <br>
            3.2 Individual behaviors<br>
            <br>
            Occasionally one or more individuals may engage in behavior
            on a mailing list that, in the opinion of the working group
            co-chairs, is disruptive to the working group’s progress or
            goes against applicable Codes of Conduct.<br>
            <br>
            Unless the disruptive behavior is severe enough that it must
            be stopped immediately, the co-chairs should attempt to
            discourage the disruptive behavior by communicating directly
            with the offending individual. If the behavior persists, the
            co-chairs should send at least one public warning on the
            mailing list. The warning should clearly expose what is
            being cautioned on the individual and the basis of co-chairs
            judgment.<br>
            <br>
            As last resort, and typically after one or more explicit
            warnings, and if the behavior persists, the working group
            co-chairs may suspend the mailing list posting privileges of
            the disruptive individual for a period of not more than 30
            days. The application of this restriction must be gradual.
            If the individual resumes with the same behavior or worse,
            the restriction period may increase.<br>
            <br>
            Even while posting privileges are suspended, the individual
            must not be prevented from receiving messages posted to the
            list.<br>
            <br>
            Other Mailing list control solutions may be considered. The
            working group must have adopted these solutions.<br>
            <br>
            Like all other working group’s co-chairs' decisions, any
            suspension of posting privileges is subject to appeal.<br>
            <br>
            3.3. Public Policy Meeting<br>
            <br>
            A Public Policy Meeting (PPM) is a meeting open to the
            community wherein proposals for policies are discussed
            within the framework of the Policy Development Process
            (PDP). The AFRINIC board of Directors calls PPMs in
            accordance with section 11.2 of the Bylaws.<br>
            <br>
            If one co-chair can’t participate in a Public Policy
            Meeting, the second co-chair shall chair the meeting.<br>
            <br>
            If both co-chairs can’t participate in a meeting, the
            working group shall appoint one (1) person temporarily to
            lead the session. If the working group cannot appoint a
            temporary chair, the chair of AFRINIC board of directors
            shall appoint a temporary chair. If the board chair fails to
            appoint a temporary chair, the meeting shall be adjourned.<br>
            <br>
            The temporary chair appointed above shall lead the
            discussions according to the agenda, but can’t determine
            consensus on policy proposals. He will provide meeting
            minutes to the mailing list and allow the co-chairs to take
            over.<br>
            <br>
            While open discussion and contribution is essential to
            working Group working group success, co-chairs are
            responsible for ensuring forward progress. When acceptable
            to the working group, co-chairs may call for restricted
            participation (but not restricted attendance!) at Public
            Policy meetings for the purpose of achieving progress. The
            working group co-chairs then have the responsibility to
            refuse to grant the floor to any individual who is
            unprepared or otherwise covering inappropriate material, or
            who, in the opinion of the co-chairs, is disrupting the
            working group process.<br>
            <br>
            3.4 Consensus<br>
            <br>
            The working group makes decisions by consensus as defined in
            the PDP<br>
            <br>
            4.0 Appeals<br>
            <br>
            4.1 Suspension of posting privileges<br>
            <br>
            Anyone whose privileges of posting to the mailing list have
            been suspended by the working group co-chairs may file an
            appeal against the decision to the chair of the AFRINIC
            board of directors. The chair will evaluate the
            circumstances, hear the co-chairs and complainer and decide.
            The chair’s decision shall be final and binding.<br>
            <br>
            4.2 Co-chairs appointment<br>
            <br>
            A person who disagrees with the actions taken by a co-chair
            regarding the appointment process shall follow the conflict
            resolution process as defined in the PDP.<br>
            <br>
            Actions taken by the chair of AFRINIC board of directors
            regarding the appointment process are final and binding<br>
            <br>
            5.0 Acknowledgements<br>
            <br>
            The author would like to acknowledge that some text and
            procedures in this document have been adapted from RFC2418
            and from the working group’s practices of other RIRs.<br>
            <br>
            Authors<br>
            Noah Maina<br>
            <a href="mailto:noah@neo.co.tz" target="_blank"
              moz-do-not-send="true">noah@neo.co.tz</a><br>
            <br>
            Alain P. Aina<br>
            <a href="mailto:aalain@trstech.net" target="_blank"
              moz-do-not-send="true">aalain@trstech.net</a><br>
            ========</div>
          <div dir="ltr">
            <div>
              <div dir="ltr" class="gmail_signature">
                <div dir="ltr">
                  <div>
                    <div dir="ltr">
                      <div>
                        <div dir="ltr">
                          <div><b><br>
                            </b></div>
                          <div>Cheers,<b><br>
                            </b></div>
                          <div><b>./noah</b></div>
                        </div>
                      </div>
                    </div>
                  </div>
                </div>
              </div>
            </div>
          </div>
        </div>
      </div>
      <br>
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <pre class="moz-quote-pre" wrap="">_______________________________________________
RPD mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:RPD@afrinic.net">RPD@afrinic.net</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd">https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd</a>
</pre>
    </blockquote>
  </body>
</html>