[rpd] Secretariat PDWG

[Madhvi Gokool]

**

*Dear Colleagues,*

*

We refer to our communique dated 26 February 2021 and published on the
RPD mailing list on the same date.

In response to the above, we received some feedback which may be
summarised as follows:

  *

    Selection of the co-chairs by both means of consensus and voting
    were preferred by some members of the Working Group;

  *

    How to ensure a fair election of the Co-Chairs;

  *

    Compilation a voter’s register in the event of an election;

  *

    Voting methods e.g.  there were preference of both ranked voting and
    traditional voting; 

  *

    Insistence on the  ‘one person one vote’ principle to ensure a fair
    election;

  *

    The need for ID verification to ensure free and fair election; 

  *

    The impact assessment of the selection of co-chairs by consensus was
    also sought. 

In regard to the impact assessment stated in our aforementioned
correspondence of 26 February 2021, the selection by means of consensus
may take no more than 5 days. Besides, AFRINIC would like to bring to
the attention of its PDWG of a precedent whereby the PDWG, acting within
the spirit of consensus-based, managed to select a replacing Co-Chair
thus enabling the PDWG to pursue its normal activities. Reference is
hereby drawn to the PPM held in December 2015.   Section 2 of
https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23
<https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23>refers.  

With the upcoming AFRINIC-33 Public Policy Meeting in June 2021, time is
now of the essence.  In order for AFRINIC to hold an effective PPM,  it
is imperative that the co-chairs (or at least one) have assumed their
functions at the earliest possible. Besides, the date of  02 May 2021 is
when the PDWG should be up and running since it is the last
date/timeline within which any new proposals should be submitted to the
PDP for discussion for the purposes of the June 2021 PPM. The
availability and on-boarding of the replacing co-chairs are also
essential for a successful meeting, especially to tackle the pending
matters of the PDP.

We therefore encourage you to decide on  the way forward as soon as
possible.

Regards

Madhvi

…………………………………...

Chers collègues,

Nous nous référons à notre communiqué daté du 26 février 2021 et publié
sur la liste de diffusion de la RPD à la même date.

En réponse à ce qui a été indiqué ci-dessus, nous avons reçu quelques
commentaires qui peuvent être résumés comme suit :

  *

    La sélection des coprésidents par les deux voies que sont le
    consensus et le vote a été préférée par certains membres du groupe
    de travail ;

  *

    Comment assurer une élection équitable des coprésidents ;

  *

    Compilation d'un registre des électeurs en cas d'élection ;

  *

    Les méthodes de vote, par exemple, le vote par classement et le vote
    traditionnel ont été préférés ;

  *

    L'insistance sur le principe "une personne, une voix" pour garantir
    une élection équitable ;

  *

    la nécessité de vérifier les pièces d'identité pour garantir des
    élections libres et équitables ;

  *

    L'évaluation de l'impact de la sélection des coprésidents par
    consensus a également été demandée.

En ce qui concerne l'analyse d'impact susmentionnée dans notre
correspondance du 26 février 2021, la sélection par voie de consensus ne
peut prendre plus de 5 jours. En outre, l'AFRINIC souhaite attirer
l'attention de son PDWG sur un précédent selon lequel le PDWG, agissant
dans un esprit de consensus, a réussi à sélectionner un remplaçant pour
les coprésidents, permettant ainsi au PDWG de poursuivre ses activités
normales. Il est fait référence à la réunion du PPM qui s'est tenue en
décembre 2015.  La Section 2 de
https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23
<https://www.afrinic.net/policy/development-working-group/ppm-afrinic-23>
y fait référence.  

Avec la prochaine réunion de politique publique AFRINIC-33 en juin 2021,
le temps est compté.  Pour qu'AFRINIC puisse tenir une PPM efficace, il
est impératif que les coprésidents (ou au moins un) aient assumé leurs
fonctions le plus tôt possible. En outre, la date du 2 mai 2021 est
celle à laquelle le PDWG devrait être opérationnel, puisqu'il s'agit de
la  date butoire/limite pour  que toute nouvelle proposition devrait
être soumise au PDP pour être discutée à la Réunion des politiques
publiques (PPM) de juin 2021. La disponibilité et l'intégration des
coprésidents remplaçants sont également essentielles pour la réussite de
la réunion, en particulier pour traiter les questions en suspens du PDP.

Nous vous encourageons donc à décider de la marche à suivre le plus
rapidement possible.

*Cordialement

Madhvi


On 26/02/2021 6:09 PM, Madhvi Gokool wrote:

> *

>

> Dear Colleagues,

>

> **

>

> AFRINIC hereby submits its assessment in regard to the implementation

> of the two options for the selection of the co-chairs.

>

>

> Contextual background:

>

>

> At the outset, we find it appropriate to inform the PDWG that the

> present situation involves a casual vacancy that  results from the

> outcome of the report of the Recall Committee. This is not a normal

> vacancy whereby a Co-Chair would have served his full term. In this

> respect, whoever will be replacing the specific outgoing Co-Chair will

> only be selected to serve the remaining term of that recalled Co-Chair

> according to Section 3.3 of the CPM.

>

>

>

> Option 1: Co-chair selection by the PDWG based on an online election

>

>  

>

> In the event that the PDWG decides to hold an election for the

> purposes of filling up the casual vacancy left by the recalled

> Co-Chairs, the earliest date to hold the election will be 84 daysas

> from the date of the Call for Candidates made by the NomCom.

>

>

> 1.

>

>     ELECTION TIMELINE 

>

>

> 1.

>

>     Consensus for holding online election  reached by PDWG

>

> 2.

>

>     Start Date - D : Call for candidates by Nomcom

>

> 3.

>

>     D+30 :  Close Candidate Nomination Period

>

> 4.

>

>     D+44 : Prepare and send final candidate slate to staff for publication

>

> 5.

>

>     D+45 :  Staff Publication of final candidate Slate 

>

> 6.

>

>     D+46 :  Announcement of Final candidate slate & opening of public

>     comments period{2 weeks}

>

> 7.

>

>     D+60 :  Opening of registration for PDP Co-Chair election

>

> 8.

>

>     D+69 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

>

> 9.

>

>     D+71 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>10.

>

>     D+84 : Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>11.

>

>     D+84 :  Announcement of results

>

>

>

>  

>

>

>

> B. PROPOSED ELECTION TIMELINE (amended from above  but subject to

> NomCom’s agreement). It is a contracted timeline taking into

> consideration the urgency of the PDP situation

>

>

> 1.

>

>     Consensus for holding online election  reached by PDWG

>

> 2.

>

>     Start Date - D :  Call for candidates by NomCom

>

> 3.

>

>     D+14 : Close Candidate Nomination Period

>

> 4.

>

>     D+29 :  Prepare and send final candidate slate to staff for

>     publication

>

> 5.

>

>     D+31 : Staff Publication of final candidate Slate & candidate

>     information comment pages

>

> 6.

>

>     D+32 : Announcement of Final candidate slate & opening of public

>     comments period {1 week - close of comment period 13-Apr-21}

>

> 7.

>

>     D+32 Opening of registration for PDP Co-Chair election

>

> 8.

>

>     D+38 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

>

> 9.

>

>     D+40 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>10.

>

>     D+47 :   Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>11.

>

>     D+47 :   Announcement of results

>

>

>

> Option 2: Co-Chair selection by the PDWG based on a consensus approach 

>

>

> In the event that the PDWG decides to fill the casual vacancy left

> through a consensus approach, the PDWG may request the Secretariat to

> act as a facilitator to enable the PDWG to proceed ahead.

>

>

> The designated facilitator will then open a Call for Volunteer with

> defined criteriawhich may be kept open for 24 - 72 hoursfor receiving

> interested candidates.

>

>

> At this stage, it is important to recall that Section 3.3 of the CPM

> provides,inter-alia, as follows: “If the Working Group Chair is unable

> to serve his or her full term, the Working Group may select a

> replacement to serve the remainder of the term”.  This means that the

> Call for Volunteer will clearly specify for the post for which an

> interested candidate will be submitting his/her nomination.

>

>

> Upon closure of the  Call for Volunteer, the designated facilitator

> will publish the list of nominees on the rpd mailing list and

> thereafter, the PDWG will be invited to find consensus amongst

> themselves in terms of selecting the replacing Co-Chairs. The PDWG may

> be allowed 48 hours to reach such consensus. The PDWG may also opt for

> a longer time-frame.

>

>

> Staff Impact Analysis/Challenges

>

>

> AFRINIC would like to highlight the following: 

>

>

>

> 1.

>

>     If the above proposed calendar is approved, the earliest date for

>     holding an election will be 47 days as from the date of the Call

>     for Candidates made by the NomCom;  and this means that the PDP

>     will remain at a standstill until any newly elected PDWG Co-Chairs

>     takes office. The PDWG also needs to be mindful of the on-boarding

>     period of the new co-chairs and the impact on the activities

>     preceding the upcoming AFRINIC Public Policy Meeting in June 2021.

>

>

> 2.

>

>     The online election option will not allow us to guarantee the “one

>     person - one vote”principle even using the February 2020 cut-off

>     date (Note: This is the voters’ register used for the PDWG

>     Co-Chairs’ election 2020). Should this be a risk the PDWG is

>     comfortable to accommodate, AFRINIC is ready to organise the

>     election as per the final timeline which will need to be agreed

>     upon between the PDWG, NomCom and Ecom.

>

>

> 3.

>

>     For the online elections, the PDWG proposed two choices -

>     traditional online voting and ranked voting. The election platform

>     that AFRINIC will use to hold these elections support  both choices.

>

>

> In addition, we have also observed a suggestion on the rpd mailing

> list  that similar to precedence  regarding the appointment of

> co-chairs in the past, the AFRINIC Board of Directors may step in and

> appoint interim co-chairs with community consensus. We will continue

> to closely monitor the list for any further development.

>

>

> We look forward to your feedback.

>

>

> Regards,

>

> Madhvi

>

>

> [1]    Section 3.3 states,  inter-alia, that “If the Working Group

> Chair is unable to serve his or her full term, the Working Group may

> select a replacement to serve the remainder of the term.”It is

> important to note that nowhere in Section 3.3 mention is made to the

> effect that  this selection shall be made through a full-fledged

> election process.  Doing so may be viewed as an attempt to vary the

> provisions of Section 3.3  of the CPM.

>

>

>

>

> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

>

>

> Chers collègues,

>

>

> L'AFRINIC soumet à présent son évaluation concernant l’implémentation

> des deux options pour la sélection des coprésidents.

>

>

> Contexte :

>

>

> D'emblée, il nous semble opportun d'informer le PDWG que la situation

> actuelle implique une vacance occasionnelle qui résulte des

> conclusions du rapport du comité de rappel. Il ne s'agit pas d'une

> vacance normale où un coprésident aurait accompli la totalité de son

> mandat. À cet égard, la personne qui remplacera le coprésident sortant

> ne sera choisie que pour le reste du mandat de ce coprésident rappelé,

> conformément à la Section 3.3 de la CPM.

>

>

>

> Option 1 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une

> élection en ligne

>

>  

>

> Si le PDWG décide de tenir une élection afin de pourvoir le poste

> occasionnel laissé vacant par les coprésidents rappelés, la date la

> plus proche pour la tenue de l'élection sera de 84 jours à compter de

> la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom.

>

>

> Option 2 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une

> approche consensuelle

>

>

> Dans le cas où le PDWG décide de pourvoir le poste vacant occasionnel

> laissé par une approche consensuelle, le PDWG peut demander au

> Secrétariat d'agir en tant que facilitateur pour permettre au PDWG

> d'aller de l'avant.

>

>

> Le facilitateur désigné ouvrira alors un appel à volontaires avec des

> critères définis qui pourra être maintenu ouvert pendant 24 -72 heures

> pour recevoir les candidats intéressés.

>

>

> À ce stade, il est important de rappeler que la Section 3.3 de la CPM

> prévoit, entre autres, ce qui suit : "Si le président du groupe de

> travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le

> groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du

> mandat".  Cela signifie que l'appel à volontaires précisera clairement

> le poste pour lequel un candidat intéressé présentera sa candidature.

>

>

> À la clôture de l'appel à volontaires, le facilitateur désigné

> publiera la liste des candidats sur la liste de diffusion rpd et, par

> la suite, le groupe de travail sera invité à trouver un consensus

> entre eux en termes de sélection des coprésidents remplaçants. Le PDWG

> pourrait disposer de 48 heures pour parvenir à un tel consensus. Le

> PDWG peut également opter pour un délai plus long.

>

>

> Analyse de l'impact sur le personnel / les défis

>

>

> 1.

>

>     Si le calendrier proposé ci-dessus est approuvé, la date la plus

>     proche pour la tenue d'une élection sera de 47 jours à compter de

>     la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom, ce qui

>     signifie que le PDP restera au point mort jusqu'à l'entrée en

>     fonction de tout nouveau coprésident élu du PDWG. Le PDWG doit

>     également tenir compte de la période d'intégration des nouveaux

>     coprésidents et de l'impact sur les activités précédant la

>     prochaine réunion de politique publique AFRINIC en juin 2021.

>

>

> 2.

>

>     L'option d'élection en ligne ne nous permettra pas de garantir le

>     principe "une personne - un vote" même en utilisant la date limite

>     de février 2020 (Note : Il s'agit du registre des électeurs

>     utilisé pour l'élection des coprésidents du PDWG en 2020). Si le

>     PDWG est prêt à prendre ce risque, AFRINIC est prêt à organiser

>     l'élection selon le calendrier final qui devra être convenu entre

>     le PDWG, le NOMCOM et l'ECOM.

>

> 3.

>

>     Pour les élections en ligne, le PDWG a proposé deux choix : le

>     vote en ligne traditionnel et le vote par ordre de préférence. La

>     plate-forme électorale que l'AFRINIC utilisera pour organiser ces

>     élections soutient les deux choix.

>

>

>

> En outre, nous avons également observé une suggestion sur la liste de

> diffusion rpd selon laquelle, à l'instar des antécédents concernant la

> nomination des coprésidents dans le passé, le conseil d'administration

> de l'AFRINIC pourrait intervenir et nommer des copresidents

> intérimaires avec un consensus communautaire. Nous continuerons à

> suivre de près la liste pour tout développement à venir.

>

>

> Nous attendons vos commentaires avec impatience .

>

>

>

> Cordialement,

>

>

> Madhvi

>

>

> La Section 3.3 stipule, entre autres, que "Si le président du groupe

> de travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat,

> le groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du

> mandat". Il est important de noter que nulle part dans la Section 3.3

> il n'est fait mention du fait que cette sélection doit être faite par

> un processus d'élection à part entière.  Faire cela peut être

> considéré comme une tentative de modifier les dispositions de la

> Section 3.3 de la CPM.

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

> *

>

> _______________________________________________

> RPD mailing list

> RPD at afrinic.net

> https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd


-- 
Madhvi Gokool
Senior IP Resources Specialist
AFRINIC Ltd.
t:  +230 403 5100 | f: +230 466 6758 | 
w: www.afrinic.net

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