[rpd] Secretariat PDWG

[Jaco Kroon]

Hi Madvi,

For the sake of being extremely clear, you class two different voting
mechanisms:

1.  traditional online
2.  ranked voting

Please provide the definition and mechanics of each as per the system
intended for use.

My personal feeling is as follows (which I believe is your traditional
option above):

One person one vote.

Whomever gets the most vote fills the two-year position, and the running
up gets the one year position.

Kind Regards,
Jaco

On 2021/02/26 16:09, Madhvi Gokool wrote:

> *

>

> Dear Colleagues,

>

> **

>

> AFRINIC hereby submits its assessment in regard to the implementation

> of the two options for the selection of the co-chairs.

>

>

> Contextual background:

>

>

> At the outset, we find it appropriate to inform the PDWG that the

> present situation involves a casual vacancy that  results from the

> outcome of the report of the Recall Committee. This is not a normal

> vacancy whereby a Co-Chair would have served his full term. In this

> respect, whoever will be replacing the specific outgoing Co-Chair will

> only be selected to serve the remaining term of that recalled Co-Chair

> according to Section 3.3 of the CPM.

>

>

>

> Option 1: Co-chair selection by the PDWG based on an online election

>

>  

>

> In the event that the PDWG decides to hold an election for the

> purposes of filling up the casual vacancy left by the recalled

> Co-Chairs, the earliest date to hold the election will be 84 daysas

> from the date of the Call for Candidates made by the NomCom.

>

>

> 1.

>

>     ELECTION TIMELINE 

>

>

> 1.

>

>     Consensus for holding online election  reached by PDWG

>

> 2.

>

>     Start Date - D : Call for candidates by Nomcom

>

> 3.

>

>     D+30 :  Close Candidate Nomination Period

>

> 4.

>

>     D+44 : Prepare and send final candidate slate to staff for publication

>

> 5.

>

>     D+45 :  Staff Publication of final candidate Slate 

>

> 6.

>

>     D+46 :  Announcement of Final candidate slate & opening of public

>     comments period{2 weeks}

>

> 7.

>

>     D+60 :  Opening of registration for PDP Co-Chair election

>

> 8.

>

>     D+69 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

>

> 9.

>

>     D+71 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>10.

>

>     D+84 : Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>11.

>

>     D+84 :  Announcement of results

>

>

>

>  

>

>

>

> B. PROPOSED ELECTION TIMELINE (amended from above  but subject to

> NomCom’s agreement). It is a contracted timeline taking into

> consideration the urgency of the PDP situation

>

>

> 1.

>

>     Consensus for holding online election  reached by PDWG

>

> 2.

>

>     Start Date - D :  Call for candidates by NomCom

>

> 3.

>

>     D+14 : Close Candidate Nomination Period

>

> 4.

>

>     D+29 :  Prepare and send final candidate slate to staff for

>     publication

>

> 5.

>

>     D+31 : Staff Publication of final candidate Slate & candidate

>     information comment pages

>

> 6.

>

>     D+32 : Announcement of Final candidate slate & opening of public

>     comments period {1 week - close of comment period 13-Apr-21}

>

> 7.

>

>     D+32 Opening of registration for PDP Co-Chair election

>

> 8.

>

>     D+38 :  Closing of registration for PDP Co-Chair election

>

> 9.

>

>     D+40 :  Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>10.

>

>     D+47 :   Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election

>

>11.

>

>     D+47 :   Announcement of results

>

>

>

> Option 2: Co-Chair selection by the PDWG based on a consensus approach 

>

>

> In the event that the PDWG decides to fill the casual vacancy left

> through a consensus approach, the PDWG may request the Secretariat to

> act as a facilitator to enable the PDWG to proceed ahead.

>

>

> The designated facilitator will then open a Call for Volunteer with

> defined criteriawhich may be kept open for 24 - 72 hoursfor receiving

> interested candidates.

>

>

> At this stage, it is important to recall that Section 3.3 of the CPM

> provides,inter-alia, as follows: “If the Working Group Chair is unable

> to serve his or her full term, the Working Group may select a

> replacement to serve the remainder of the term”.  This means that the

> Call for Volunteer will clearly specify for the post for which an

> interested candidate will be submitting his/her nomination.

>

>

> Upon closure of the  Call for Volunteer, the designated facilitator

> will publish the list of nominees on the rpd mailing list and

> thereafter, the PDWG will be invited to find consensus amongst

> themselves in terms of selecting the replacing Co-Chairs. The PDWG may

> be allowed 48 hours to reach such consensus. The PDWG may also opt for

> a longer time-frame.

>

>

> Staff Impact Analysis/Challenges

>

>

> AFRINIC would like to highlight the following: 

>

>

>

> 1.

>

>     If the above proposed calendar is approved, the earliest date for

>     holding an election will be 47 days as from the date of the Call

>     for Candidates made by the NomCom;  and this means that the PDP

>     will remain at a standstill until any newly elected PDWG Co-Chairs

>     takes office. The PDWG also needs to be mindful of the on-boarding

>     period of the new co-chairs and the impact on the activities

>     preceding the upcoming AFRINIC Public Policy Meeting in June 2021.

>

>

> 2.

>

>     The online election option will not allow us to guarantee the “one

>     person - one vote”principle even using the February 2020 cut-off

>     date (Note: This is the voters’ register used for the PDWG

>     Co-Chairs’ election 2020). Should this be a risk the PDWG is

>     comfortable to accommodate, AFRINIC is ready to organise the

>     election as per the final timeline which will need to be agreed

>     upon between the PDWG, NomCom and Ecom.

>

>

> 3.

>

>     For the online elections, the PDWG proposed two choices -

>     traditional online voting and ranked voting. The election platform

>     that AFRINIC will use to hold these elections support  both choices.

>

>

> In addition, we have also observed a suggestion on the rpd mailing

> list  that similar to precedence  regarding the appointment of

> co-chairs in the past, the AFRINIC Board of Directors may step in and

> appoint interim co-chairs with community consensus. We will continue

> to closely monitor the list for any further development.

>

>

> We look forward to your feedback.

>

>

> Regards,

>

> Madhvi

>

>

> [1]    Section 3.3 states,  inter-alia, that “If the Working Group

> Chair is unable to serve his or her full term, the Working Group may

> select a replacement to serve the remainder of the term.”It is

> important to note that nowhere in Section 3.3 mention is made to the

> effect that  this selection shall be made through a full-fledged

> election process.  Doing so may be viewed as an attempt to vary the

> provisions of Section 3.3  of the CPM.

>

>

>

>

> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

>

>

> Chers collègues,

>

>

> L'AFRINIC soumet à présent son évaluation concernant l’implémentation

> des deux options pour la sélection des coprésidents.

>

>

> Contexte :

>

>

> D'emblée, il nous semble opportun d'informer le PDWG que la situation

> actuelle implique une vacance occasionnelle qui résulte des

> conclusions du rapport du comité de rappel. Il ne s'agit pas d'une

> vacance normale où un coprésident aurait accompli la totalité de son

> mandat. À cet égard, la personne qui remplacera le coprésident sortant

> ne sera choisie que pour le reste du mandat de ce coprésident rappelé,

> conformément à la Section 3.3 de la CPM.

>

>

>

> Option 1 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une

> élection en ligne

>

>  

>

> Si le PDWG décide de tenir une élection afin de pourvoir le poste

> occasionnel laissé vacant par les coprésidents rappelés, la date la

> plus proche pour la tenue de l'élection sera de 84 jours à compter de

> la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom.

>

>

> Option 2 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une

> approche consensuelle

>

>

> Dans le cas où le PDWG décide de pourvoir le poste vacant occasionnel

> laissé par une approche consensuelle, le PDWG peut demander au

> Secrétariat d'agir en tant que facilitateur pour permettre au PDWG

> d'aller de l'avant.

>

>

> Le facilitateur désigné ouvrira alors un appel à volontaires avec des

> critères définis qui pourra être maintenu ouvert pendant 24 -72 heures

> pour recevoir les candidats intéressés.

>

>

> À ce stade, il est important de rappeler que la Section 3.3 de la CPM

> prévoit, entre autres, ce qui suit : "Si le président du groupe de

> travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le

> groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du

> mandat".  Cela signifie que l'appel à volontaires précisera clairement

> le poste pour lequel un candidat intéressé présentera sa candidature.

>

>

> À la clôture de l'appel à volontaires, le facilitateur désigné

> publiera la liste des candidats sur la liste de diffusion rpd et, par

> la suite, le groupe de travail sera invité à trouver un consensus

> entre eux en termes de sélection des coprésidents remplaçants. Le PDWG

> pourrait disposer de 48 heures pour parvenir à un tel consensus. Le

> PDWG peut également opter pour un délai plus long.

>

>

> Analyse de l'impact sur le personnel / les défis

>

>

> 1.

>

>     Si le calendrier proposé ci-dessus est approuvé, la date la plus

>     proche pour la tenue d'une élection sera de 47 jours à compter de

>     la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom, ce qui

>     signifie que le PDP restera au point mort jusqu'à l'entrée en

>     fonction de tout nouveau coprésident élu du PDWG. Le PDWG doit

>     également tenir compte de la période d'intégration des nouveaux

>     coprésidents et de l'impact sur les activités précédant la

>     prochaine réunion de politique publique AFRINIC en juin 2021.

>

>

> 2.

>

>     L'option d'élection en ligne ne nous permettra pas de garantir le

>     principe "une personne - un vote" même en utilisant la date limite

>     de février 2020 (Note : Il s'agit du registre des électeurs

>     utilisé pour l'élection des coprésidents du PDWG en 2020). Si le

>     PDWG est prêt à prendre ce risque, AFRINIC est prêt à organiser

>     l'élection selon le calendrier final qui devra être convenu entre

>     le PDWG, le NOMCOM et l'ECOM.

>

> 3.

>

>     Pour les élections en ligne, le PDWG a proposé deux choix : le

>     vote en ligne traditionnel et le vote par ordre de préférence. La

>     plate-forme électorale que l'AFRINIC utilisera pour organiser ces

>     élections soutient les deux choix.

>

>

>

> En outre, nous avons également observé une suggestion sur la liste de

> diffusion rpd selon laquelle, à l'instar des antécédents concernant la

> nomination des coprésidents dans le passé, le conseil d'administration

> de l'AFRINIC pourrait intervenir et nommer des copresidents

> intérimaires avec un consensus communautaire. Nous continuerons à

> suivre de près la liste pour tout développement à venir.

>

>

> Nous attendons vos commentaires avec impatience .

>

>

>

> Cordialement,

>

>

> Madhvi

>

>

> La Section 3.3 stipule, entre autres, que "Si le président du groupe

> de travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat,

> le groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du

> mandat". Il est important de noter que nulle part dans la Section 3.3

> il n'est fait mention du fait que cette sélection doit être faite par

> un processus d'élection à part entière.  Faire cela peut être

> considéré comme une tentative de modifier les dispositions de la

> Section 3.3 de la CPM.

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

>

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> *

>

> _______________________________________________

> RPD mailing list

> RPD at afrinic.net

> https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd

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