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[rpd] Secretariat PDWG
Jaco Kroon
jaco at uls.co.za
Fri Feb 26 20:57:57 UTC 2021
Hi Madvi,
For the sake of being extremely clear, you class two different voting
mechanisms:
1. traditional online
2. ranked voting
Please provide the definition and mechanics of each as per the system
intended for use.
My personal feeling is as follows (which I believe is your traditional
option above):
One person one vote.
Whomever gets the most vote fills the two-year position, and the running
up gets the one year position.
Kind Regards,
Jaco
On 2021/02/26 16:09, Madhvi Gokool wrote:
> *
>
> Dear Colleagues,
>
> **
>
> AFRINIC hereby submits its assessment in regard to the implementation
> of the two options for the selection of the co-chairs.
>
>
> Contextual background:
>
>
> At the outset, we find it appropriate to inform the PDWG that the
> present situation involves a casual vacancy that results from the
> outcome of the report of the Recall Committee. This is not a normal
> vacancy whereby a Co-Chair would have served his full term. In this
> respect, whoever will be replacing the specific outgoing Co-Chair will
> only be selected to serve the remaining term of that recalled Co-Chair
> according to Section 3.3 of the CPM.
>
>
>
> Option 1: Co-chair selection by the PDWG based on an online election
>
>
>
> In the event that the PDWG decides to hold an election for the
> purposes of filling up the casual vacancy left by the recalled
> Co-Chairs, the earliest date to hold the election will be 84 daysas
> from the date of the Call for Candidates made by the NomCom.
>
>
> 1.
>
> ELECTION TIMELINE
>
>
> 1.
>
> Consensus for holding online election reached by PDWG
>
> 2.
>
> Start Date - D : Call for candidates by Nomcom
>
> 3.
>
> D+30 : Close Candidate Nomination Period
>
> 4.
>
> D+44 : Prepare and send final candidate slate to staff for publication
>
> 5.
>
> D+45 : Staff Publication of final candidate Slate
>
> 6.
>
> D+46 : Announcement of Final candidate slate & opening of public
> comments period{2 weeks}
>
> 7.
>
> D+60 : Opening of registration for PDP Co-Chair election
>
> 8.
>
> D+69 : Closing of registration for PDP Co-Chair election
>
> 9.
>
> D+71 : Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election
>
>10.
>
> D+84 : Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election
>
>11.
>
> D+84 : Announcement of results
>
>
>
>
>
>
>
> B. PROPOSED ELECTION TIMELINE (amended from above but subject to
> NomCom’s agreement). It is a contracted timeline taking into
> consideration the urgency of the PDP situation
>
>
> 1.
>
> Consensus for holding online election reached by PDWG
>
> 2.
>
> Start Date - D : Call for candidates by NomCom
>
> 3.
>
> D+14 : Close Candidate Nomination Period
>
> 4.
>
> D+29 : Prepare and send final candidate slate to staff for
> publication
>
> 5.
>
> D+31 : Staff Publication of final candidate Slate & candidate
> information comment pages
>
> 6.
>
> D+32 : Announcement of Final candidate slate & opening of public
> comments period {1 week - close of comment period 13-Apr-21}
>
> 7.
>
> D+32 Opening of registration for PDP Co-Chair election
>
> 8.
>
> D+38 : Closing of registration for PDP Co-Chair election
>
> 9.
>
> D+40 : Open Electronic Voting for PDP Co-Chair election
>
>10.
>
> D+47 : Close Electronic Voting for PDP Co-Chair election
>
>11.
>
> D+47 : Announcement of results
>
>
>
> Option 2: Co-Chair selection by the PDWG based on a consensus approach
>
>
> In the event that the PDWG decides to fill the casual vacancy left
> through a consensus approach, the PDWG may request the Secretariat to
> act as a facilitator to enable the PDWG to proceed ahead.
>
>
> The designated facilitator will then open a Call for Volunteer with
> defined criteriawhich may be kept open for 24 - 72 hoursfor receiving
> interested candidates.
>
>
> At this stage, it is important to recall that Section 3.3 of the CPM
> provides,inter-alia, as follows: “If the Working Group Chair is unable
> to serve his or her full term, the Working Group may select a
> replacement to serve the remainder of the term”. This means that the
> Call for Volunteer will clearly specify for the post for which an
> interested candidate will be submitting his/her nomination.
>
>
> Upon closure of the Call for Volunteer, the designated facilitator
> will publish the list of nominees on the rpd mailing list and
> thereafter, the PDWG will be invited to find consensus amongst
> themselves in terms of selecting the replacing Co-Chairs. The PDWG may
> be allowed 48 hours to reach such consensus. The PDWG may also opt for
> a longer time-frame.
>
>
> Staff Impact Analysis/Challenges
>
>
> AFRINIC would like to highlight the following:
>
>
>
> 1.
>
> If the above proposed calendar is approved, the earliest date for
> holding an election will be 47 days as from the date of the Call
> for Candidates made by the NomCom; and this means that the PDP
> will remain at a standstill until any newly elected PDWG Co-Chairs
> takes office. The PDWG also needs to be mindful of the on-boarding
> period of the new co-chairs and the impact on the activities
> preceding the upcoming AFRINIC Public Policy Meeting in June 2021.
>
>
> 2.
>
> The online election option will not allow us to guarantee the “one
> person - one vote”principle even using the February 2020 cut-off
> date (Note: This is the voters’ register used for the PDWG
> Co-Chairs’ election 2020). Should this be a risk the PDWG is
> comfortable to accommodate, AFRINIC is ready to organise the
> election as per the final timeline which will need to be agreed
> upon between the PDWG, NomCom and Ecom.
>
>
> 3.
>
> For the online elections, the PDWG proposed two choices -
> traditional online voting and ranked voting. The election platform
> that AFRINIC will use to hold these elections support both choices.
>
>
> In addition, we have also observed a suggestion on the rpd mailing
> list that similar to precedence regarding the appointment of
> co-chairs in the past, the AFRINIC Board of Directors may step in and
> appoint interim co-chairs with community consensus. We will continue
> to closely monitor the list for any further development.
>
>
> We look forward to your feedback.
>
>
> Regards,
>
> Madhvi
>
>
> [1] Section 3.3 states, inter-alia, that “If the Working Group
> Chair is unable to serve his or her full term, the Working Group may
> select a replacement to serve the remainder of the term.”It is
> important to note that nowhere in Section 3.3 mention is made to the
> effect that this selection shall be made through a full-fledged
> election process. Doing so may be viewed as an attempt to vary the
> provisions of Section 3.3 of the CPM.
>
>
>
>
> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
>
>
> Chers collègues,
>
>
> L'AFRINIC soumet à présent son évaluation concernant l’implémentation
> des deux options pour la sélection des coprésidents.
>
>
> Contexte :
>
>
> D'emblée, il nous semble opportun d'informer le PDWG que la situation
> actuelle implique une vacance occasionnelle qui résulte des
> conclusions du rapport du comité de rappel. Il ne s'agit pas d'une
> vacance normale où un coprésident aurait accompli la totalité de son
> mandat. À cet égard, la personne qui remplacera le coprésident sortant
> ne sera choisie que pour le reste du mandat de ce coprésident rappelé,
> conformément à la Section 3.3 de la CPM.
>
>
>
> Option 1 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une
> élection en ligne
>
>
>
> Si le PDWG décide de tenir une élection afin de pourvoir le poste
> occasionnel laissé vacant par les coprésidents rappelés, la date la
> plus proche pour la tenue de l'élection sera de 84 jours à compter de
> la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom.
>
>
> Option 2 : Sélection des coprésidents par le PDWG sur la base d'une
> approche consensuelle
>
>
> Dans le cas où le PDWG décide de pourvoir le poste vacant occasionnel
> laissé par une approche consensuelle, le PDWG peut demander au
> Secrétariat d'agir en tant que facilitateur pour permettre au PDWG
> d'aller de l'avant.
>
>
> Le facilitateur désigné ouvrira alors un appel à volontaires avec des
> critères définis qui pourra être maintenu ouvert pendant 24 -72 heures
> pour recevoir les candidats intéressés.
>
>
> À ce stade, il est important de rappeler que la Section 3.3 de la CPM
> prévoit, entre autres, ce qui suit : "Si le président du groupe de
> travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat, le
> groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du
> mandat". Cela signifie que l'appel à volontaires précisera clairement
> le poste pour lequel un candidat intéressé présentera sa candidature.
>
>
> À la clôture de l'appel à volontaires, le facilitateur désigné
> publiera la liste des candidats sur la liste de diffusion rpd et, par
> la suite, le groupe de travail sera invité à trouver un consensus
> entre eux en termes de sélection des coprésidents remplaçants. Le PDWG
> pourrait disposer de 48 heures pour parvenir à un tel consensus. Le
> PDWG peut également opter pour un délai plus long.
>
>
> Analyse de l'impact sur le personnel / les défis
>
>
> 1.
>
> Si le calendrier proposé ci-dessus est approuvé, la date la plus
> proche pour la tenue d'une élection sera de 47 jours à compter de
> la date de l'appel à candidatures lancé par le NomCom, ce qui
> signifie que le PDP restera au point mort jusqu'à l'entrée en
> fonction de tout nouveau coprésident élu du PDWG. Le PDWG doit
> également tenir compte de la période d'intégration des nouveaux
> coprésidents et de l'impact sur les activités précédant la
> prochaine réunion de politique publique AFRINIC en juin 2021.
>
>
> 2.
>
> L'option d'élection en ligne ne nous permettra pas de garantir le
> principe "une personne - un vote" même en utilisant la date limite
> de février 2020 (Note : Il s'agit du registre des électeurs
> utilisé pour l'élection des coprésidents du PDWG en 2020). Si le
> PDWG est prêt à prendre ce risque, AFRINIC est prêt à organiser
> l'élection selon le calendrier final qui devra être convenu entre
> le PDWG, le NOMCOM et l'ECOM.
>
> 3.
>
> Pour les élections en ligne, le PDWG a proposé deux choix : le
> vote en ligne traditionnel et le vote par ordre de préférence. La
> plate-forme électorale que l'AFRINIC utilisera pour organiser ces
> élections soutient les deux choix.
>
>
>
> En outre, nous avons également observé une suggestion sur la liste de
> diffusion rpd selon laquelle, à l'instar des antécédents concernant la
> nomination des coprésidents dans le passé, le conseil d'administration
> de l'AFRINIC pourrait intervenir et nommer des copresidents
> intérimaires avec un consensus communautaire. Nous continuerons à
> suivre de près la liste pour tout développement à venir.
>
>
> Nous attendons vos commentaires avec impatience .
>
>
>
> Cordialement,
>
>
> Madhvi
>
>
> La Section 3.3 stipule, entre autres, que "Si le président du groupe
> de travail n'est pas en mesure d'accomplir la totalité de son mandat,
> le groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du
> mandat". Il est important de noter que nulle part dans la Section 3.3
> il n'est fait mention du fait que cette sélection doit être faite par
> un processus d'élection à part entière. Faire cela peut être
> considéré comme une tentative de modifier les dispositions de la
> Section 3.3 de la CPM.
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> *
>
> _______________________________________________
> RPD mailing list
> RPD at afrinic.net
> https://lists.afrinic.net/mailman/listinfo/rpd
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