[AFRINIC-Announce] Electronic Voting & Proxy Appointment Now Open for the AFRINIC Board and Governance Committee Elections 2018

[AFRINIC Communication]

[Version française ci-dessous]

Dear Colleagues,

AFRINIC members and the community are hereby informed that electronic voting and appointment of proxies is now open for the AFRINIC Board and Governance Committee elections. Both services are accessible through the MyAFRINIC portal to AFRINIC members in good standing.
 
We strongly encourage members to use the electronic voting provision, but paper ballots will also be available (during the 2018 AGMM) to members who have not and do not intend to vote electronically.
 
The Candidate Slate for both elections is available at:
 
Board:
https://afrinic.net/en/community/elections/bod-election/2018-bod-candidates-slate
 
Governance Committee:
https://afrinic.net/en/community/elections/governance-committee/2018-governance-committee-candidate-slate
 
1. Electronic Voting
Only a registered  administrative contact of your organization can vote electronically. The admin-contact can also assign the voting right (through MyAFRINIC) to another registered contact.
 
To vote electronically, please follow the following steps:
 
a.    Log on to MyAFRINIC at https://my.afrinic.net/login;
b.    Navigate to the ‘Elections’ tab and  click ‘Access Election Centre’;
c.     Select the election in which you wish to participate;
d.    Choose the option ‘Vote Online’.
 
To assign the online voting right to another registered contact of your organisation:
a.    Log on to MyAFRINIC at https://my.afrinic.net/login ;
b.    Navigate to ‘MY Account’ and ‘User Administration’;
c.     Check the ‘Voter Role’ to a corresponding listed contact.
 
2. Proxy Appointment:
Please note that a member who has voted on-line cannot appoint a proxy. A proxy can be any individual. Please follow the steps below to appoint a proxy to vote for you in person at the AGMM:
 
a.    Log on to MyAFRINIC at https://my.afrinic.net/login;
b.    Navigate to ‘Elections’ and ‘Access Election Centre’;
c.     Select the election in which you wish to participate;
d.    Choose the option ‘Appoint Proxy’;
e.    Fill the proxy form;
f.      Print the form, sign it, send a soft copy to ecom at afrinic.net  and physically hand the original copy over to the person being appointed as your proxy.
 
Members who require a paper ballot and those carrying a proxy appointment instrument will obtain a paper ballot on-site, in Dakar, before the AGMM. The signed proxy appointment instrument must be submitted at least 24 hours prior to the election (1400h on 09th May 2018) either to ecom at afrinic.net or to the AFRINIC elections committee staff on-site, in Dakar.
 
Electronic voting will be closed immediately after casting of paper ballots has been completed, during the AGMM.  Proxy appointment will close 24 hours before the AGMM (09th May 2018) to allow the elections committee do appropriate verification ahead of the AGMM.


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Chers Collègues,

Les membres d'AFRINIC et la communauté sont informés qu’ils peuvent maintenant voter par voie électronique et désigner des mandataires pour les élections du Conseil d'Administration et du Comité de Gouvernance d'AFRINIC. Les deux services sont accessibles aux membres d'AFRINIC en règle via le portail MyAFRINIC.   Nous conseillons vivement aux membres d'utiliser l'option de vote électronique, mais des bulletins de vote seront également disponibles (durant l'AGMM de 2018) aux membres qui n'ont pas et n'ont pas l'intention de voter par voie électronique. 

La liste des candidats pour les deux élections est disponible à: https://afrinic.net/fr/communautaire/elections/bod-election/2018-bod-candidates-slate 

Comité de gouvernance https://afrinic.net/fr/community/elections/governance-committee/2018-governance-committee-candidate-slate 1. 


Vote électronique 

Seul un contact administratif enregistré de votre organisation peut voter par voie électronique. Le contact admin peut également attribuer le droit de vote (via MyAFRINIC) à un autre contact enregistré.   

Pour voter électroniquement, veuillez suivre les étapes suivantes: 

a. Connectez-vous à MyAFRINIC à l'adresse https://my.afrinic.net/login;
b. Accédez à l'onglet "Élections" et cliquez sur "Access Election Centre”. 
c. Sélectionnez l'élection à laquelle vous souhaitez participer; 
d. Choisissez l'option "Vote Online".   

Pour attribuer le droit de vote en ligne à un autre contact enregistré de votre organisation: 

a. Connectez-vous à MyAFRINIC à l'adresse https://my.afrinic.net/login;

b. Accédez à «MY Account» et «User Administration»; 

c. Verifier le «Voter Role» dans la liste des contacts repertoriés  

2. Nomination par procuration

Veuillez noter qu'un membre qui a voté en ligne ne peut pas désigner un mandataire. Un mandataire peut être n'importe quel individu. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour désigner un représentant qui votera pour vous en personne à l'AGMM:

a. Connectez-vous à MyAFRINIC à l'adresse https://my.afrinic.net/login;
b. Accédez à «Élections» et «Access Election Centre’»;
c. Sélectionnez l'élection à laquelle vous souhaitez participer;
d. Choisissez l'option 'Appoint Proxy';
e. Remplissez le formulaire de procuration
f. Imprimez le formulaire, signez-le, envoyez une copie électronique à ecom at afrinic.net et remettez physiquement l'original à la personne désignée comme proxy.

Les membres qui ont besoin d'un bulletin de vote papier et toute personne qui ont à leur disposition un instrument de procuration obtiendront un bulletin papier sur place, à Dakar, avant l'AGMM. Toute procuration signée doit être soumise au moins 24 heures avant l'élection (14h00 le 09 mai 2018) soit à ecom at afrinic.net, soit au personnel du comité des élections de l'AFRINIC sur place, à Dakar.
 
Le vote électronique sera fermé immédiatement après la distribution des bulletins de vote papier, pendant l'AGMM. La nomination par procuration prendra fin 24 heures avant l'AGMM (09 mai 2018) pour permettre au comité des élections de faire une vérification appropriée avant l’AGMM.

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