<h2 class="date-header"><a href="http://egov-india.blogspot.com/">http://egov-india.blogspot.com/</a></h2><h2 class="date-header">Monday, December 01, 2008</h2>

<a name="2063436168259938035"></a>
<h3 class="post-title entry-title">
<a href="http://egov-india.blogspot.com/2008/12/ten-guiding-principles-for-e-civil.html">Ten Guiding Principles for E-civil Service</a>
</h3>


<em><strong>Ten Guiding Principles for E-civil Service <br>by <br>D.C.Misra*</strong></em><br>_____________________________________________________________________________________<br><br><em><strong>I Introduction</strong></em><br>
Is
there anything called e-civil service or electronic civil service? If
so, what is it? How does it differ from the traditional civil service?
How can it keep pace with technological developments? What role does it
have in Government 2.0? Is there any conflict between old conduct rules
for the civil servants and the new environment? What role does e-civil
service play in the development of e-government? Does it require
separate recognition as an entity and support so that it can accelerate
the pace of development of e-government worldwide? Questions like these
must be asked and replies attempted as they have direct bearing on the
future course of development of e-government.<br><br><em><strong>II E-civil Service</strong></em><br>There
are two primary drivers of e-government: technology vendors and civil
service. Technology vendors have succeeded in promoting e-government
but to a limited extent. Their limitation is that their promotion of
e-government is limited to their own technology. Civil service has also
promoted e-government but to a much lesser extent. Its limitations are
that it works under a rule-bound environment, is always caught napping
in technology developments, and above all, has no motivation to promote
e-government. Among the two, however, civil service has greater stakes
in e-government as it is required to serve the government in power as
well as citizens.<br><br>Government implements its decisions through
civil service. The civil service also provides policy inputs. Civil
service is appropriately described as the backbone of government as
government policies and programme can fail in implementation by the
civil service or wrong policies can be formulated with its help. What,
however, is not recognized is the quiet emergence of e-civil service or
electronic civil service in tandem with the emergence of e-government
since mid-1990s. If e-government is to succeed, not only the emergence
of e-civil service has to be recognized but strengthened as well so as
to enable it face the new challenge of e-government competently.<br><br><em>E-civil service </em>or <em>electronic civil service </em>may be defined in two important and markedly different senses:<br><br><em>E-civil service </em>or <em>electronic civil service</em>:
As the civil service using information and communication technology
(ICT) in conducting its internal work and external public service
delivery. It differs from the traditional civil service on a number of
important parameters. We will refer to it as e-civil service or
electronic civil service.<br><br><em>Ai-civil service </em>or <em>artificial intelligence (AI) civil service</em>:
As artificial intelligence (AI) agents performing the civil service
jobs, say, determining amount of fine in traffic violations. Chun
(2007) describes application of artificial intelligence (AI) in
immigration control in Hong Kong special administrative region (SAR) by
using assessment rule engine, schema-based reasoning engine, workflow
rule engine, case-based reasoning (CBR) engine, and self-learning
engine. E-civil service and AI- civil service can be distinguished.<br><br>The
emergence of e-government has increased the responsibility of civil
service by incorporating the requirements of e-civil service and
ai-civil service. In the initial stages of development of e-government,
the traditional civil service, e-civil service and ai-civil service
will all co-exist. E-civil service and ai-civil service are thus add-on
to the existing civil service and not its replacement. It is only in
the final stage that one can think of e-civil service and ai-civil
service replacing the traditional civil service, and that too only in
part, notwithstanding the projections of futurologists. However,
e-civil service and ai-civil service both will gain increasingly more
ground with the passage of time. In the new environment of
e-governance, therefore, the task of civil service has become quite
enormous, unprecedented and, yes, very challenging.<br><br><em><strong>III An E-democracy Model Highlighting the Key Role of E-civil Service</strong></em><br>An
e-democracy model highlighting the key role of e-civil service can now
be proposed. The model proposes that (i) e-civil service is the
backbone of government and e-government, (ii) e-civil service is
required to serve democracy and e-democracy on the one hand and citizen
and e-citizen on the other, (iii) Democracy is characterized by rule by
majority, and adult suffrage, (iv) E-democracy is characterized by the
Internet and e-engagement, (v) Democracy-performance mismatch has
resulted in widespread embracing of e-government, and (vi) e-engagement
is an integral part of e-government.<br><br><em><strong>IV Guiding Principles for Development of E-civil Service</strong></em>The
e-democracy model proposed above (Section III) highlights the key role
of e-civil service in promoting e-democracy. The coming into being of
e-civil service is raising a number of important issues, many of which
are unprecedented, which require to be addressed. Fountain (2007:6-7)
observes "In one sense, digital tools merely enhanced the power of a
set of reforms already underway and accepted as legitimate and
appropriate by civil servants. Yet the extraordinary power of the
internet to allow citizens to access government "anytime, anywhere,"
greatly increased accessibility and made abstruse government documents
and procedures, now online, more glaringly unresponsive to citizens."
The following ten guiding principles are suggested for the development
of e-civil service.<br><br><em><strong>Principle 1. Recognise the Emergence of E-Civil Service</strong></em><br>E-civil
service is quietly entering the governments worldwide. However, it has
so far not been formally recognized. This has twofold consequences.
First, the non-recognition deprives e-civil service of any systematic
development as a result of which the quality of e-government is
adversely affected. Secondly, the non-recognition is leading to piling
up of issues which, with passage of time, are only getting more
complicated making their subsequent solution elusive, time-consuming
and costly. Thirdly, the application of artificial intelligence (AI) to
civil service tasks has given rise to, what this author has called,
artificial intelligence (AI) civil service, has also not being
recognized. New technologies create policy vacuums (Moor 1985).
However, the policy vacuum created by the emergence of e-civil service
has so far not been filled. It has thus become essential to formally
recognize the emergence of e-civil service.<br><br><em><strong>Principle 2. Encourage Civil Service to Work Online</strong></em><br>One
of the main conclusions of case studies of e-government projects in
five countries-Argentina, Mexico, India, United Arab Emirates, and
Tunisia- analyzed to see how personnel issues slowed implementation of
e-government projects is that "High-level support does not ensure staff
buy-in." (WB 2005). There is so far no incentive for civil servants to
work online. As a result, adoption of e-government practices is slow in
civil service. The typical incentives are an entry of work done online
in annual performance appraisal, grant of an increment in salary for
doing good work, and formal recognition by grant of award for exemplary
work in e-government. These are, however, mundane incentives which have
only limited impact, if any. A mandatory policy may prove to be
counter-productive as it may invite hostility from civil servants.
Likewise an absence of policy will only maintain status quo. A middle
path may be a practical strategy. For example, a mandatory policy may
be adopted for routine tasks in the civil service like sanction of
casual leave, approval of tour programme and filing of property
returns. For rest of the tasks, civil service has to be encouraged to
work online by providing appropriate incentives.<br><br><em><strong>Principle 3. Encourage E-civil Service to Use Web 2.0 Technologies</strong></em>The
essence of Web 2.0 or Social Web is interactivity. And Web 2.0 is a
reality. Many civil servants lurk in discussion groups but do not
actively participate in discussion for fear of violating conduct rules
and inviting the wrath of their superiors. On their part, the
governments too have so far also not issued any guidelines on this
issue. In a pioneering attempt, Cabinet Office in United Kingdom has
issued the following guidelines: 1. Be credible, 2. Be consistent, 3.
Be responsive, 4. Be integrated, and 5. Be a civil servant (CO 2008).
Clift (2008) notes: "Every country needs a similar policy guide or
alternatively as a whole, their government will become irrelevant to
most people. Countries with civil servants disconnected online, have
disconnected democracies." Our civil services are still steeped in 19th
century ethos. They must now become civil services of 21st century. One
way to achieve this objective is to encourage e-civil service to use
Web 2.0 technologies.<br><br><em><strong>Principle 4. Recognise New Demands of Citizens on Civil Service</strong></em><br>Civil
service is known for not changing its way of working. History proves
this statement. Change when introduced is easily absorbed into the
system and the civil service quickly reverts to its old ways of
working. All this, however, appears to be changing in the age of
e-government. The emergence of e-government since mid-1990s has started
placing new demands on civil service. Not only is e-government changing
the way e-government works (for example, making it more
technology-oriented) and the work it does (for example, adding the
online work) but also citizen expectation from civil service. Citizens
now want value-added, tailor-made public service delivery online and,
what is more important from civil service point of view, hold the civil
service, and not its political masters, directly responsible for it. So
far civil service has worked protected under the cloak of anonymity.
This is no longer possible in the age of e-government which espouses
the cause of open and transparent government. These new demands of
citizens on civil service, therefore, need to be recognized.<br><br><em><strong>Principle 5. Treat E-civil Service as an Instrument of Administrative Reforms</strong></em><br>Administrative
reform is an uninspiring term. Its poor reputation comes from its poor
record of achievements so far. Kraemer and King (2005:2) are of the
view that "information technology has never been an instrument of
administrative reform; rather it has been used to reinforce existing
administrative and political arrangements." It is difficult to
subscribe to this view. If improving internal processes of government
is part of administrative reforms, then application of information
technology (IT) to government is very much a move for administrative
reforms. However, and it is important, application of information
technology (IT) to government, by itself, is not e-government. What
makes it e-government is the involvement of citizens in decision-making
processes of government, a dimension altogether missing in earlier
phases of application of information technology (IT) to government.
Since e-civil service, an altogether new development, is the backbone
of e-government, it has to be treated as an instrument of
administrative reforms.<br><br><em><strong>Principle 6. Set Up an Exclusive Portal for E-civil Service</strong></em>E-civil
service now requires an exclusive portal for itself, catering to the
needs of civil servants in the era of e-government. Such a portal will
keep the civil servants fully updated about the latest rules and
regulations, up to date civil list, sanction of leave, physical fitness
exercise programmes and guidance, settlement of traveling allowance
(T.A.), medical and miscellaneous claims, career advancement
opportunities like mid-service training programmes, availability of
online inter-active training programmes and online technical support
for computer maintenance and use, annual performance appraisal, job
opportunities and career counseling. It should provide RSS feed so that
civil servants can keep themselves up to date with any development.
Likewise it should have a discussion group or blog and a wiki so that
civil servants could participate in them. This will be a closed portal
accessible only to serving civil servants and managed by an officer of
sufficient seniority. It will thus be a comprehensive one-stop service
to civil servants. Some governments have set up such sub-portals but
they do not provide comprehensive services.<br><br><em><strong>Principle 7. Introduce E-recruitment to Civil Service</strong></em><br>A
Government Guide to Best Practice defines e-recruitment, also known as
online recruitment, as "the use of Internet and intranet technology to
recruit including candidate attraction, employer branding, candidate
tracking, candidate selection, and hiring." (CO 2007:65).The components
of e-recruitment are: (i) attracting candidates online to your website
or your organization, (ii) communicating your employer brand and
recruitment proposition online, (iii) tracking, communicating with and
selecting candidates online, (iv) testing candidates online, and (v)
on-boarding (otherwise known as welcoming and induction) candidates
online (ibid.:7). Many developed countries have set up recruitment
gatways. In United Kingdom, for example, the Cabinet Office has set up
a Civil Service Recruitment Gateway at
<a href="http://www.careers.civil-service.gov.uk/Index.asp?txtNavID=322&amp;635132=">http://www.careers.civil-service.gov.uk/Index.asp?txtNavID=322&amp;635132=</a>.
Likewise Singapore Government has set up a recruitment portal at
<a href="https://app.vog.gov.sg/Presentation/index.aspx">https://app.vog.gov.sg/Presentation/index.aspx</a> which it calls VOG
(lateral image of GOV). Other countries should follow suit.<br><br><em><strong>Principle 8. Deal with Disciplinary Cases Online</strong></em>One
of the sore points with civil servants is the inordinate delay which
the disciplinary proceedings against them take in completion. Such
disciplinary proceedings call for penalties ranging from mere warning
to dismissal or removal from service and are typically launched while
the civil servant is in employment. These come in the way in his
promotion as and when such an opportunity occurs. The procedure
involved in dealing with disciplinary cases against the civil servants
is quite complicated and time-consuming. It is a case of e-government
that such cases can be expedited if dealt with online. In such a case
the cause list can be posted online, so also the documents upon which
the department proposes to rely to prove its case. The documents are
required to be supplied to the concerned civil servant under rules. The
final order too can be posted online. In case the facility of
video-conferencing is available, hearings in the case as well as
recording of evidence can be done online.<br><br><em><strong>Principle 9. Sort Out Ethical Issues of E-civil Service</strong></em><br>A
number of ethical issues have started emerging as a result of civil
servants surfing the Internet while in office and otherwise also. First
is the maintenance of blog. Can a civil servant have a blog of his own
covering a subject dealt with by him? Second, can a civil servant
actively participate in discussion groups, communities of practice
(COPs) and social networking sites and defend or clarify his
department's position? Among these concerns, use of email at workplace
has gained attention as it is most widely used tool in e-government.
Oregon State Archives and Oregon Association of Municipal Recorders
have issued a very comprehensive E-mail Policy Manual for Local
Government (OSA n.d.) which has a template also. In India, the
Department of Administrative Reforms and Public Grievances (DARPG) has
issued comprehensive guidelines on use of email with due emphasis on
e-mail as an official record (DARPG n.d.). But not many civil servants
are either aware of these instructions or have only vague idea about
them. The emerging ethical concerns need to be sorted out.<br><br><em><strong>Principle 10. Train E-civil Service in Government 2.0</strong></em><br>Training
is time-tested method for upgrading knowledge and skills of civil
servants. It is generally quite a challenging task when the trainees
are in-service civil servants but it is more challenging in case of
e-government as it involves concurrent training in technology also.
Schelin (2004, Table 5:272) suggests a training curriculum based on six
modules in which Digital Civic Engagement is the sixth model. Whichever
training module is selected, it is necessary that the civil servants
are systematically trained in Government 2.0, whose essence is
inter-activity which has been possible only by e-government tools, as
against out-of-date Government 1.0, which is based on one-way
communication from government to citizens. Training in Government 2.0
will include understanding the new role of civil servants, appreciation
of emergence of e-citizen and e-citizenship, understanding of
e-concepts associated with e-democracy, knowledge of e-engagement and
e-participation tools and, finally, involvement of e-citizens in public
policy formulation actively supported by e-civil service.<br><br><em><strong>V Concluding Remarks</strong></em><br>Weberian
bureaucracy characterized by objectivity, administration by rules, and
anonymity is a remarkable improvement over earlier form of civil
service characterized by subjectivity and administration by whims and
fancies. The practice of Weberian bureaucracy, however, revealed a
number of weaknesses as a result of which a number of measures of
administrative reforms were undertaken in many countries prominent
among which is the re-inventing government movement or new public
management which requires running of government as a private sector
corporation. This too had a very limited success as the two- government
and private sector corporation- are based on fundamentally different
premises, namely, the former is based on service-orientation and the
latter on profit-orientation. E-government is the latest measure in
administrative reforms which makes a powerful assault on the weaknesses
of existing governments, particularly in their relation with their
citizens. However, the realization of full potential of e-government is
still eluding us. This can be achieved only if the emergence of e-civil
service is formally recognized and it is supported to enable it
discharge its new role. Ten guiding principles for e-civil service
developed here can help us in this regard.<br><br>References<br>Chun, Andy Hon Wai (2007): Using AI for e-Government Automatic Assessment of<br>Immigration Application Forms, <a href="http://www.cs.cityu.edu.hk/~hwchun/research/PDF/iaai_2007.pdf">http://www.cs.cityu.edu.hk/~hwchun/research/PDF/iaai_2007.pdf</a> (accessed : November 25, 2008).<br>
<br>Clift,
Steven (2008): UK Government Advises Civil Servants How to Participate
Online, DoWire.org, June 21, <a href="http://www.dowire.org/notes/?p=417">http://www.dowire.org/notes/?p=417</a>
(accessed: November 25, 2008).<br><br>CO (Cabinet Office) (2007):
E-recruitment projects in the public sector: A Government Guide to Best
Practice, Second Edition,Written By WCN Plc on behalf of HM Government,
<a href="http://www.careers.civil-service.gov.uk/userfiles/DTI/e-recruitment%20guide%20(URN).doc">http://www.careers.civil-service.gov.uk/userfiles/DTI/e-recruitment%20guide%20(URN).doc</a>
(accessed: November 29, 2008)<br><br>CO (Cabinet Office) (2008):
Principles for participation online, London, United Kingdom, the Author
<a href="http://www.civilservice.gov.uk/iam/codes/social_media/participation.asp">http://www.civilservice.gov.uk/iam/codes/social_media/participation.asp</a>
(accessed: November 25, 2008).<br><br>DARPG (Department of
Administrative Reforms and Public Grievances) (n.d.): E-mail Management
Guidelines, <a href="http://darpg.nic.in/arpg-website/eReference/e-mail-mgmt.doc">http://darpg.nic.in/arpg-website/eReference/e-mail-mgmt.doc</a>
(accessed: November 29, 2008)<br><br>Fountain, Jane E. (2007):
Bureaucratic Reform and E-Government in the United States: An
Institutional Perspective, Amherst, University of Massachusetts,
National Center for Digital Government, Center for Public Policy and
Administration, Department of Political Science, NCDG Working Paper No.
07-006, September 18,<br><a href="http://www.umass.edu/digitalcenter/research/working_papers/07_006FountainBureauReform.pdf">http://www.umass.edu/digitalcenter/research/working_papers/07_006FountainBureauReform.pdf</a> (accessed: November 26, 2008).<br>
<br>Kraemer, Kenneth and L. John Leslie King (2005): Information technology and administrative reform:<br>will e-government be different? August, <a href="http://www.si.umich.edu/~jlking/IJEGR-Final.pdf">http://www.si.umich.edu/~jlking/IJEGR-Final.pdf</a> (accessed: November 28, 2008)<br>
<br>Moor,
James H. (1985): What is Computer Ethics? in Bynum, Terrell Ward (ed.)
(1985), Computers &amp; Ethics, Blackwell, pp.266 – 75,
<a href="http://www.southernct.edu/organizations/rccs/resources/teaching/teaching_mono/moor/moor_definition.html">http://www.southernct.edu/organizations/rccs/resources/teaching/teaching_mono/moor/moor_definition.html</a>
(accessed: November 24, 2008).<br><br>OSA (Oregon State Archives) and
Oregon Association of Municipal Recorders (n.d.): E-mail Policy Manual
for Local Government,
<a href="http://arcweb.sos.state.or.us/recmgmt/train/erm/email/emailman806.pdf">http://arcweb.sos.state.or.us/recmgmt/train/erm/email/emailman806.pdf</a><br>(accessed: November 29, 2008)<br><br>Schelin,
Shannon Howle (2004): Training for Digital Government, in Pavlichev,
Alexei and G.David Garson (eds.) (2004): Digital Government: Principles
and Best Practices, Hershey, PA, Idea Publishing, Chapter XVII, pp
263-275.<br><br>WB (World Bank) (2005): Staff incentives and project
implementation: lessons from e-government, PREM notes: Public Sector,
October, Number 101,
<a href="http://www1.worldbank.org/prem/PREMNotes/premnote101.pdf">http://www1.worldbank.org/prem/PREMNotes/premnote101.pdf</a> (accessed:
November 26, 2008).