[AfrICANN-discuss] Re: Call for local host for Africa Domain Name System Forum 2015

[Barrack Otieno]

Dear Listers,


AfTLD, the Internet Society and ICANN are organizing  the 2015
Africa Domain Name System Forum to be held  in July 2015.

This is a call to ccTLDs and other organizations within the African Region
interested in hosting the year 2015 forum to send their expression of
interest  to secretariat at aftld.org not later than 15th December 2013.

The following are the requirements for hosting the meeting:

    SECTION 1 - VENUE LOGISTICS
1    Provide a single point of contact who will work with the DNS
Forum Organizing committee
2    Negotiate with appropriate hotels for affordable accommodation
and conference facilities
3    Assist the DNS Forum Organizing committee in Selecting and
booking of the workshop venue
4    Organize for meals at the venue as per the DNS Forum Agenda schedule
5    Organize for translation services for the meeting days at the
conference room for all participants
6    Source for an Internet connectivity supplier to supply at least
50Mbps dedicated connectivity via Wireless at the venue
7    Provide conference technical equipment (plugs, electricity
cables, etc) for all attendees (at least 100)
8    Organize for a DNS Forum sponsor's cocktail on the night
pre-ceding the DNS Forum
9    Provide writing materials for the participants at the venue
10    Organize for a gala dinner social on the first night of the DNS Forum
11    Provide 3 banners (one large and two small) to be displayed at
the entrance to the venue of the 2014 DNS Forum (small banner) and at
the podium behind panelists (large banner). These banners will contain
logos of the sponsors and DNS Forum partners

    SECTION 2 - PUBLICISING THE EVENT
1    Announce the event in relevant local mailing lists, localhost
website & media
2    Source for local sponsors and introduce them to the DNS Forum
Program Committee
3    Invite members, stakeholders & guests

    SECTION 3 - PARTICIPANTS
1    Arranging travel and visa formalities with the host embassy and
providing invitation letters for participants in time
2    Suggest and secure presence of key local presenters & speakers
3    Make provisional bookings for the delegates at the hotels
4    Arrange shuttle services to transport the delegates at airport
and transfer to Hotel and vice versa
5    Prepare name badges for the participants as per the design to be
provided by the DNS Forum Organizing Committee
6    Advise the DNS Forum Organizing Committee on social activities
available to participants
7    Provide shuttle services to and from the conference venue from
the hotels (if conference venue is separate from the hotel

    SECTION 4 - SPONSORSHIP
1    Please indicate (if any) the sponsorship amount (in USD) that the
localhost will provide in total to support the DNS Forum activities.
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Francais

Chers membres,


AfTLD, l'Internet Society et l'ICANN envisagent d'organiser l'Afrique du
Domaine Name System Forum 2015 en Juillet 2015.

Ceci est un appel aux ccTLD et d'autres organisations au sein de la Région
africaine intéressées à accueillir le forum années 2015 pour envoyer leur
expression d'intérêt pour secretariat at aftld.org plus tard le 15 Décembre
2013.

Voici les exigences pour accueillir la réunion:

     SECTION 1 - LIEU LOGISTIQUE
1 Fournir un point de contact unique qui travaillera avec le DNS
Comité organisateur du Forum
Négocier avec les deux hôtels appropriés pour le logement abordable
et installations de conférence
3 aider le Comité d'organisation DNS Forum dans la sélection et
réservation du lieu de l'atelier
4 Organiser pour les repas sur le lieu selon le calendrier DNS Forum Agenda
5 Organiser des services de traduction pour les jours de réunion du
salle de conférence pour tous les participants
6 Source pour un fournisseur de connectivité Internet de fournir au moins
50Mbps connectivité dédiée via Wireless sur le site
7 Fournir conférence équipement technique (bouchons, électricité
câbles, etc.) pour tous les participants (au moins 100)
8 Organiser pour le cocktail d'un sponsor Forum DNS dans la nuit
pré-cession du Forum DNS
9 Fournir du matériel d'écriture pour les participants sur le lieu
10 Organiser un dîner de gala sociale sur la première nuit du Forum DNS
11 Fournir trois bannières (une grande et deux petites) pour être
affichées au
l'entrée de la salle du Forum 2014 DNS (petite bannière) et au
le podium derrière panélistes (grande bannière). Ces bannières contiendront
logos des sponsors et partenaires du Forum DNS

     SECTION 2 - Publication de l'ÉVÉNEMENT
1 Annoncer l'événement dans les listes pertinentes de diffusion locaux,
localhost
site web et médias
2 Source des sponsors locaux et leur présenter le Forum DNS
Comité du programme
Invitez trois membres, les intervenants et invités

     SECTION 3 - PARTICIPANTS
Une organisation de voyages et formalités de visa auprès de l'ambassade
d'accueil et
fournir des lettres d'invitation pour les participants en temps
2 Proposer et sécuriser présence de clés présentateurs et conférenciers
locaux
3 Faire réservations provisoires pour les délégués dans les hôtels
4 Organiser des services de navette pour transporter les délégués à
l'aéroport
et transfert à l'Hôtel et vice versa
5 Préparer des badges pour les participants selon la conception d'être
fourni par le Comité organisateur du Forum DNS
6 Conseiller le Comité organisateur du Forum DNS sur les activités sociales
la disposition des participants
7 Fournir des services de navette vers et depuis le lieu de la conférence de
les hôtels (si lieu de la conférence est séparé de l'hôtel

     SECTION 4 - PARRAINAGE
1 Se il vous plaît indiquer (le cas échéant) le montant de la commandite
(en USD) que le
localhost fournira au total pour soutenir les activités du Forum DNS.


-- 
Administrative Manager
Africa Top Level Domains Organization
C/O Kenya Network Information Centre
P.o.Box 1461 0606
Nairobi




-- 
Barrack O. Otieno
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Skype: barrack.otieno
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